aiKit Hub: projecten, borden en klanten op één rustige plek

Open de Tooloverzicht in de zijbalk en kies aiKit Hub, of ga direct naar aikit.ai/tools/hub. Zet hem vast in je dock zodat hij altijd één tik weg is. Hub-resultaten verschijnen ook in het zoekveld bovenaan elke aiKit-pagina.

Bovenaan de Hub: Projecten (de startpagina van je Hub; die gebruikt het woord van je Hub, dus er kan Opdrachten, Klanten of Bestellingen staan), Borden (Mijn borden, hieronder), Mijn dag, Hey!, Chat (de Teamruimte en Pings), Activiteit, Agenda, Bestanden, Lineup, Rapporten, Mensen en Instellingen, een zoekveld (druk op / om er naartoe te springen), Vastleggen en Nieuw project. Elke pagina, elk filter en elk geopend item heeft een eigen adres, zodat je het kunt bookmarken, delen met iemand uit het project of in een nieuw tabblad openen.

Een bord is één stuk werk als lijsten met kaarten die je van links naar rechts versleept, zoals Te doen → Bezig → Klaar. Een project is een grotere thuisbasis voor werk: het kan meerdere borden bevatten, plus Chat, een Planning, to-do-lijsten, Incheckmomenten, tijdregistratie, klanten en gasten, en de AI-hulpjes (Haal me up to date, Vat dit bord samen, Stel het op met AI en de ochtendsamenvatting).

Op het gratis abonnement begint de Hub met borden. Het eerste tabblad heet Borden, en Home is Mijn borden: één tegel per bord, met de achtergrond, de naam en het aantal openstaande kaarten. Druk op een tegel om het bord te openen. Elk bord heeft drie tabbladen bovenaan: Bord (de lijsten en kaarten, met het volledige kaartvenster: checklists, data, labels, reacties met antwoorden, bestanden en Urgent), Berichten (het Berichtenbord, met bestanden bij berichten) en Bestanden (alles wat ergens op dat bord is bijgevoegd). Gratis bevat 3 borden, actief en gearchiveerd samen; de tegel Nieuw bord laat zien hoeveel er nog over zijn, en zodra alle 3 in gebruik zijn staat er Alle 3 gratis borden in gebruik en ziet u wat een project toevoegt.

Nieuw bord vraagt op het gratis abonnement om een naam, daarna een sjabloon (Drukopdracht en de andere) of een leeg bord met een achtergrond en startlijsten. Op een gratis bord werken Menu → Dit bord archiveren en Bord verwijderen op het hele bord, met Ongedaan maken.

Maak er een project van (rechts op de tabbladen van een bord, of het lagenpictogram op een telefoon) toont wat een project toevoegt: Chatten met uw team, de Planning en agenda, klanten en gasten, de AI-assistenten, meer borden op één plek, en Check-ins, tijdregistratie en rapporten. Projecten zijn inbegrepen vanaf het Starter-abonnement; de eigenaar upgradet via Instellingen → Abonnement en opslag, en niets op uw borden verandert of verplaatst. Als u op het gratis abonnement een projecttool opent (bijvoorbeeld een link naar Chat), laat de pagina zien wat die doet en dat die bij projecten is inbegrepen, met een knop Terug naar mijn borden. De server van de Hub weigert die tools op het gratis abonnement met dezelfde duidelijke zin, zodat niets half werkt.

Betaalde abonnementen en het eigen Hub-werk van het aiKit-team werken precies zoals voorheen: Home toont projecten, en elk project heeft elke tool.

Druk op Nieuw project. Geef een naam en een beschrijving van één regel, en start daarna leeg of vanuit een sjabloon: Drukopdracht (het printen van een bestelling van een klant), Ontwerpopdracht (iets nieuws ontwerpen, zoals een handleiding of flyer: briefing, eerste concept, beoordeling, definitieve bestanden), Websitebouw, Nieuwe klant inwerken, Evenement, Marketingcampagne of Personeel werven. Sjablonen komen met hun lijsten, kolommen en eerste to-do's, met vervaldata die vanaf vandaag worden berekend. Met een betaald abonnement kunt u elk project ook opslaan als eigen sjabloon (Projectinstellingen → Sjabloon).

Wie erbij betrokken is staat direct onder de naam, op Nieuw project en op Nieuw bord: iedereen in uw Hub is een chip die u aantikt om toe te voegen (tik opnieuw om ze weg te halen), Mijn vaste contacten voegt de mensen toe met wie u het meeste werk deelt, en Iedereen in mijn team voegt uw hele team toe. Alleen de mensen die u kiest, zien het project of bord en ontvangen de updates; wijzig dit later op het tabblad Personen. Nog niemand? Typ hun e-mailadres en druk op Toevoegen (met een betaald abonnement kiest u ook In ons team of Van een ander bedrijf). Stuur ze nu de uitnodiging staat aangevinkt, dan gaat de uitnodiging uit zodra u begint; haal het vinkje weg om in plaats daarvan hun link te kopiëren vanaf het tabblad Personen.

Wilt u met een klant werken, kies die dan bij Klant (uw aiKit-klanten) of vink Met een klant werken op dit project aan. Een nieuwe Hub toont het projectgedeelte toch, met Start uw eerste project daarin en drie manieren om te beginnen: Nieuw project, Starten vanuit een sjabloon, of Importeren uit Basecamp of Trello.

Home opent op uw projecten. Elke projectkaart heeft een menu ⋯: Hernoemen, Eerder verplaatsen, Later verplaatsen, en Verwijderen… (de eigenaar, een beheerder of degene die het project startte), dat één keer vraagt en daarna Ongedaan maken aanbiedt; een verwijderd project blijft 30 dagen in de Prullenbak. Sleep een kaart om de volgorde voor uw hele team te wijzigen (op een telefoon houdt u eerst even ingedrukt; met het toetsenbord Alt en de pijltjestoetsen); de volgorde blijft op het tabblad Actief staan als er niets gefilterd is, en met een ster gemarkeerde projecten houden hun ster zonder te springen. Net boven de projecten krijgt uw team Houd me op de hoogte: één druk en de AI leest elk actief project dat u kunt openen, met het aiKit-werk bij elk project gekoppeld (offertes, proefdrukken, opdrachten en hun status), en schrijft een kort overzicht: het ene dat u als eerste moet doen, daarna dringend en te laat werk, nieuwe bestellingen en reacties, en wat deze week aankomt, project per project. Het gebruikt een klein deel van één token, leest alleen wat u kunt zien, en onder het overzicht staat een duim omhoog of omlaag. Tabbladen bovenaan dat gebied: Actief, Gearchiveerd, Sjablonen (als u die hebt) en, voor eigenaren en beheerders, Prullenbak; elk toont hoeveel het bevat. Eronder: een zoekveld (op naam of klant) en drie filters: Klant (alle, met een klant, zonder klant, of één klant op naam), Status (heeft achterstallige to-do's, deze week vervallend, op schema, alle to-do's klaar, nog geen to-do's) en Persoon (iedereen, ik, of één persoon). Elk filter is onderdeel van het adres van de pagina, zodat een gefilterde weergave als bladwijzer kan worden opgeslagen of gedeeld; een blauwe balk Weergave bevat zegt welk filter actief is, met Alles tonen om het te wissen. Kaarten of Lijst wisselt tussen kaarten en een compacte tabel (uw keuze wordt op dit apparaat onthouden).

Elke kaart toont de kleur van het project, de naam, een teller "nieuw" (activiteit van anderen sinds u het laatst opende; druk erop om die activiteit te zien), een ster, de klant (of Gedeeld met een klant, of Alleen team), de status in woorden (bijvoorbeeld 2 achterstallig, Op schema of Alles klaar), wanneer het laatst actief was, een voortgangsbalk (afgeronde to-do's van alle), de mensen erbij, en tellers waarop u kunt drukken: de uwe, open en te laat. Projecten met een ster staan altijd eerst, daarna de meest recent actieve. Gearchiveerde kaarten hebben een gestreepte bovenrand en een knop Terughalen.

Onder de projecten: Mijn dag (wat vervalt), uw Postvak IN en Breng uw werk over (imports) en, voor eigenaren, de gebruiksbalk van de Hub: actieve projecten, Personen, Zetels voor klanten en gasten en Opslag, met de naam van het abonnement. Deze tellen alleen de Hub, niet de websites en klanten in de zijbalk. Een limiet zonder vast getal wordt in gewone woorden getoond (bijvoorbeeld 1 persoon) in plaats van als balk. Als u op de balk drukt, opent Instellingen.

De pagina van een project heeft onder de koptekst een rij tabbladen, zodat elk onderdeel vanuit het project met één klik bereikbaar is: Overzicht, elke tool die aan staat (Berichtenbord, Borden, Taken, Planning, Documenten en bestanden, Kampvuur, Check-ins en de rest, met de namen die jij ze hebt gegeven), Activiteit en Mensen. Het Overzicht toont per tool een kaart met wat er nieuw is, de laatste activiteit en (voor je team) de AI-hulpjes: een vak Vragen voor elke vraag over het project in gewone taal (wie loopt achter, wat is vrijdag deadline, stel een update voor de klant op), Samenvatting van deze week, en Wat loopt risico. Datums in de antwoorden tonen de juiste weekdag. In de koptekst maakt de ster het project een favoriet, de knop met mensen toont wie erbij zit, de downloadknop exporteert het project en het tandwiel opent de instellingen. In klantprojecten krijgt je team ook Voorbeeld als klant, dat het project precies toont zoals je klant het ziet.

Maak een lijst en bekijk die op de manier die jou past met de knoppen erboven: Lijst, Bord, Tabel, Agenda, Tijdlijn en Dashboard. De weergave die je kiest, wordt onthouden voor die lijst. Bord toont kolommen die je zelf benoemt (standaard Te doen, Bezig en Klaar); sleep kaarten tussen de kolommen, of gebruik het menu Verplaats naar op een kaart als je het toetsenbord prefereert. Een kaart in de kolom Klaar telt als afgevinkt, en een taak afvinken verplaatst hem naar die kolom. Maak er een bord van (naast Lijstinstellingen) verplaatst de lijst naar het tabblad Borden met alles erop, voor het volledige bordscherm dat hieronder wordt beschreven.

Open een taak om in te stellen aan wie die is toegewezen, start- en deadlinedatums, een herhaling (elke dag, werkdag, week, twee weken, maand, drie maanden of jaar; afvinken maakt de volgende aan), labels, aangepaste velden, stappen (elk met een eigen persoon en datum), en Wacht op (andere taken die eerst klaar moeten zijn). Voeg bestanden toe, maak een afbeelding de omslag van de kaart, stem (als stemmen voor de lijst aan staat), registreer tijd, vraag een goedkeuring aan, volg hem, zet hem als favoriet of sla hem op als kaartsjabloon. Reacties met @vermeldingen staan eronder.

Plak meerdere regels in het invoervak om meteen meerdere taken toe te voegen. Het filtermenu en de tellingen tonen Aan mij toegewezen, Te laat, Deadline binnen 7 dagen, Geen deadline, Niemand toegewezen, On hold, Klaar, een persoon of een label; een blauwe balk laat zien wat er wordt getoond, met een link Alles tonen. Een taak die je toevoegt terwijl een filter aan staat, blijft zichtbaar ook als hij niet past (bijvoorbeeld een nieuwe taak zonder datum onder Te laat), en de balk zegt dat. Met Lijstinstellingen kun je kolommen hernoemen, van kleur veranderen en opnieuw ordenen, labels en aangepaste velden instellen (tekst, getal, datum, keuzelijst, selectievakje), en kaartveroudering (onaangeroerde kaarten worden lichter) en stemmen aanzetten. Bijhouden op de Heuvelgrafiek zet de lijst op de heuvel van het project.

Regels doen het saaie werk, in gewoon Engels geschreven. Kies wanneer (een kaart verplaatst naar een kolom, een taak wordt afgevinkt, een taak wordt toegevoegd, de offerte wordt geaccepteerd, het proef wordt goedgekeurd, of het proef krijgt wijzigingsverzoeken) en daarna een of meer stappen: verplaatsen, afvinken, iemand toewijzen, een label toevoegen, de mensen erop, iedereen die het volgt of de klant op de hoogte brengen, de deadline een aantal dagen later zetten, of aan de klant tonen. De regel wordt als zin voorgelezen voordat je opslaat. Regels starten nooit andere regels, dus er ontstaan geen lussen, en er is geen maandelijkse limiet voor hoe vaak ze draaien.

Knoppen zijn dezelfde stappen op verzoek: geef er een naam (bijvoorbeeld Klaar voor ophalen) en hij verschijnt in het paneel van elke kaart op die lijst.

Elk project heeft een tabblad Borden, en een project kan zoveel borden bevatten als je wilt. Borden staan naast elkaar als afbeeldingstegels (twee naast elkaar op een telefoon). Sleep een tegel om de volgorde voor iedereen in het project te wijzigen (houd eerst ingedrukt op een telefoon; Alt en de pijltoetsen met een toetsenbord). Elke tegel heeft een ⋯-menu: Hernoemen, Eerder verplaatsen, Later verplaatsen en Verwijderen…, dat één keer vraagt en direct daarna Ongedaan maken aanbiedt (een verwijderd bord kan niet worden teruggehaald zodra die Ongedaan maken weg is; Menu → Bord archiveren bewaart het in plaats daarvan). Bovenaan elk bord staat Over dit bord, een groot vak voor de details: de klant of opdracht, wat er wordt gemaakt, formaten en aantallen, deadlines, links. Klik erop om te schrijven, of druk op Opstellen op basis van de kaarten zodat de AI een eerste versie schrijft die je aanpast en opslaat met Opslaan. Het Overzicht van het project heeft hetzelfde vak, Over dit project, met Opstellen op basis van het project. Het tabblad toont elk bord als tegel in zijn achtergrondkleur of -foto, met de naam, hoeveel lijsten en open kaarten het heeft en, in klantprojecten, of klanten het zien. Een ster op de tegel zet het bord bovenaan (hier en bij Mijn borden). Onder een tegel zijn “3 te laat” of “2 bij jou” links: elk opent het bord al gefilterd op precies die kaarten. Nieuw bord begint met Vanuit een sjabloon: kies Drukwerkopdracht, Bordopdracht, Websitebouw, Evenement of Restaurantopening (of een sjabloon die je team heeft opgeslagen, gemarkeerd als Van jou), bekijk de lijsten in volgorde en druk op Gebruiken. Een sjabloon brengt zijn lijsten, benoemde labels, kaartsjablonen met hun checklists, regels en waar nieuwe aanvragen terechtkomen mee; het voegt nooit verzonnen klanten of opdrachten toe. Leeg bord vraagt om een naam, een achtergrond en de lijsten om mee te beginnen. Achtergronden: zachte kleuren, felle kleuren, Levend (zes langzaam bewegende kleurvlakken die stilstaan als je apparaat minder beweging vraagt), Infinity-kunst, foto's, of Je eigen afbeelding (upload die meteen; hij wordt geüpload zodra het bord is gemaakt, en Menu → Achtergrond wijzigt hem later). De lijsten om mee te beginnen: Te doen · Bezig · Klaar, een opdrachtstroom (Nieuw · Geoffreerd · Goedgekeurd · In productie · Geleverd) of een contentstroom (Ideeën · Schrijven · Review · Gepubliceerd). Gearchiveerde borden wachten onder Gearchiveerde borden onderaan het tabblad.

Op een bord staan lijsten naast elkaar en elke kaart toont zijn omslagfoto, zijn labels (elk met naam, zodat kleur nooit de enige aanwijzing is), zijn titel en kleine markeringen: Klaar, de vervaldatum (er staat Te laat in woorden als die voorbij is), de status van het aiKit-werk dat eraan gekoppeld is (bijvoorbeeld Geaccepteerd of Goedgekeurd door klant, in groen als het goed nieuws is; het opent die offerte of opdracht), notities, voortgang van de checklist (3/5), reacties, bijlagen, Klanten zien dit en de personen die eraan gekoppeld zijn. Voeg onderaan elke lijst een kaart toe (Enter voegt hem toe en houdt het vak open voor de volgende; plak meerdere regels om meerdere kaarten toe te voegen). Als het bord kaartsjablonen heeft, voegt Van een kaartsjabloon… onder het vak een kopie van een sjabloon toe (titel, notities, labels, personen en checklist) aan die lijst. Lijst toevoegen staat na de laatste lijst.

Sleep een kaart omhoog of omlaag binnen een lijst of naar een andere lijst; de plek waar hij landt wordt omlijnd terwijl je sleept, en Escape annuleert. Sleep een lijst aan de naambalk om de lijsten opnieuw te ordenen. Op een telefoon houd je een kaart (of de naambalk van een lijst) even ingedrukt en sleep je daarna; een snelle veeg scrolt het bord zoals gewoonlijk. Elke kaart heeft ook een knop Verplaatsen… (de drie puntjes, of druk op M op een kaart die je met Tab hebt geselecteerd), waarmee je via menu's het bord, de lijst en de positie kiest. Dat is de makkelijke manier op een klein scherm of met een toetsenbord, en de manier om een kaart naar een ander bord in hetzelfde project te sturen. Het eigen menu van een lijst (de drie puntjes naast de naam) heeft Kaart toevoegen, Lijst hernoemen, Naar links verplaatsen, Naar rechts verplaatsen, Verplaatsen naar positie…, Kaarten hier tellen als klaar, een kleur en Deze lijst archiveren.

Twee personen kunnen tegelijk aan hetzelfde bord werken. Een kaart verplaatsen wijzigt alleen die kaart, dus als twee personen verschillende kaarten verplaatsen, krijgen beiden hun zin; als twee kaarten op precies dezelfde plek tegelijk worden neergezet, blijven beide staan en wordt de lijst stilletjes opnieuw genummerd. Lijsten toevoegen, hernoemen, opnieuw ordenen of archiveren wordt toegepast op het bord zoals het op dat moment is, dus als twee personen tegelijk lijsten toevoegen, behouden ze beiden hun lijst. Het bord past wijzigingen van anderen zelf toe (ongeveer elke 20 seconden, en zodra je naar het tabblad terugkomt).

Open een kaart (klik erop of open de link ervan) en die opent in een groot venster in het midden van het scherm, net als bij Trello. Bovenaan: de omslagfoto (de eerste foto van de kaart; Als omslag instellen of Omslag verwijderen onder Bijlagen wijzigt die), de lijst waarin hij staat als menu dat je kunt wijzigen, het bord waarop hij staat, Link kopiëren en Sluiten (of Escape). Daaronder: een ronde knop Klaar en de titel (klik erop om te hernoemen). Een rij knoppen voegt zaken in één klik toe: Leden, Labels, Data (springt naar de start- en vervaldatum), Checklist, Bijlage (opent de bestandskiezer) en Markeer als dringend. Daaronder tonen Leden, Labels en Data wat is ingesteld, met + om ze te wijzigen; een klaar gezette kaart zegt Klaar met de dag en wie het heeft gedaan. Beschrijving bevat de opdracht: wat er gemaakt moet worden, formaten, aantallen, verzendadres, wat de klant heeft gezegd. Een lange beschrijving klapt na een paar regels in met Meer tonen en Minder tonen; Bewerken of dubbelklikken wijzigt hem. Checklists hebben namen (Checklist toevoegen, daarna items toevoegen); elk toont een voortgangsbalk en “2 van 5”, en je streept items door zodra het werk klaar is. Bijlagen tonen elke foto als miniatuur met naam, grootte, de dag van toevoegen en een Omslag-label. aiKit-werk koppelt offertes, proeven en opdrachten. Meer (onder de bijlagen) bevat de rest: Herinnering (standaard 1 dag van tevoren; Op de vervaldatum, 2 dagen van tevoren, 1 week van tevoren of Geen herinnering), herhalen, het bord en de lijst, aangepaste velden, wie het ziet, stemmen, Wacht op en tijd en goedkeuringen. Volgen, Bookmark, Verplaatsen…, Archiveren, Opslaan als kaartsjabloon en Verwijderen staan onderaan. Rechts staan Reacties en activiteit: Schrijf een reactie opent het vak (typ @ om iemand te noemen, bestanden bijvoegen, Ctrl of ⌘ + Enter plaatst), reacties staan van nieuw naar oud, en elke reactie heeft Antwoorden, zodat een gesprek over één punt eronder bij elkaar blijft. Details tonen voegt de activiteit van de kaart toe (wie hem heeft verplaatst, afgevinkt of gearchiveerd). Elke kaart heeft een eigen adres (het eindigt op ?card= en het id van de kaart), dus een link naar een kaart opent hem bovenop zijn bord, ook na een vernieuwing; als de kaart is verwijderd of niet met de persoon die hem opent is gedeeld, zegt het bord dat. Op een telefoon vult het venster het scherm en komen de reacties na de kaart.

Markeer als dringend zet een rode tag Dringend en een rode rand op de kaart, en dringende kaarten verschuiven naar de bovenkant van hun lijst (boven de eigen volgorde van het bord) tot ze klaar zijn. Filter → Prioriteit → Alleen dringend toont alleen de dringende kaarten, en het adres behoudt dat (u:1), zodat je die weergave kunt delen.

Boven het bord: de naam van het bord (klik om te hernoemen), een ster, Klanten zien dit bord / Alleen team (voor klantprojecten), de weergaven (Bord, Tabel, Agenda, Tijdlijn, Dashboard; dezelfde kaarten in elke weergave), Kaarten zoeken, Filteren, Samenvatten en Menu. Samenvatten (alleen voor je team) leest elke lijst en elke kaart op het bord en schrijft een korte samenvatting: dringende en te late kaarten, wat er loopt en bij wie, wat klaar is, en alles waar niemand aan gekoppeld is, met een duim omhoog of omlaag eronder; het gebruikt een klein deel van één token. Filteren kiest labels, leden (of Geen leden) en Verlopen, Komende 7 dagen, Geen vervaldatum of Klaar; een balk laat daarna zien wat er wordt getoond (“Spoed, Dana: 4 van 19 kaarten”) met Alles tonen. Een kaart die je toevoegt terwijl een filter aan staat, blijft zichtbaar ook als hij niet past (een nieuwe kaart heeft nog geen datum, label of lid), en de balk zegt dat, totdat je het filter wijzigt. De zoekwoorden en filters staan in het paginaadres, dus een gefilterd bord kan als bladwijzer worden opgeslagen of gedeeld. Menu bevat Nieuw werk komt hier terecht, Kaarten verplaatsen zichzelf, Regels, Kaartsjablonen (elke naam opent die), Achtergrond (zachte kleuren, felle kleuren, Infinity-kunstschilderijen, foto's, of Eigen afbeelding uploaden: JPG, PNG, WebP of GIF tot 12 MB, bewaard bij het bord zodat dezelfde mensen die het bord zien het ook zien; in de donkere modus wordt een zachte kleur als een diepe tint getoond), de labels (naam, kleur, verwijderen, Label toevoegen), Dit bord opslaan als sjabloon, Gearchiveerde kaarten en lijsten (Terugzetten, of Kaart verwijderen), Dit bord archiveren en Bord verwijderen (naar de prullenbak voor 30 dagen, met Ongedaan maken).

Importeren uit Trello (op het tabblad Borden, voor je team in dat project): open in Trello het bord, en kies dan Menu (…) → Afdrukken, exporteren en delen → Exporteren als JSON, en zet het bestand hier neer. Je ziet het aantal kaarten en reacties en de Trello-leden die op naam zijn gekoppeld aan mensen hier; wie niet gekoppeld is, behoudt zijn naam bij zijn reacties, en hun kaarten komen zonder toewijzing binnen. Importeren maakt een nieuw bord in hetzelfde project met de lijsten, kaarten, labels in hun Trello-kleuren, benoemde checklists, reacties, start- en vervaldatums en links naar bijlagen (Trello bewaart de bestanden). Deze import ongedaan maken, in hetzelfde venster wanneer hij klaar is, verwijdert het bord weer. Eigenaren en beheerders kunnen ook hele Trello-werkruimtes en andere apps importeren via Instellingen → Importeren.

Een kaart kan het aiKit-werk bevatten waar hij over gaat. Op het kaartpaneel, onder aiKit-werk, opent Koppel een offerte, proef, opdracht… een doorzoekbare lijst van je eigen gegevens: offertes, offerteformulieren, klantproeven, prepress-opdrachten, boekingen, websiteaanvragen, wijzigingsverzoeken voor websites, afbeeldingen, blog- of productteksten, beoordelingen en websites (plus gobo-opdrachten en logo-opschoningen bij accounts die die tools hebben). Elke koppeling toont de live status van het gegeven en opent het in de eigen tool. De status van de eerste koppeling wordt ook op de kaart zelf op het bord getoond.

Start in een tool, op hetzelfde paneel, opent een nieuw tabblad in de tool die je kiest: Nieuw offerteformulier, Nieuwe prepress-opdracht (en Nieuwe gobo-opdracht of Nieuwe logo-opschoning waar je account die heeft). Maak de opdracht zoals gewoonlijk; de eerste die je van dat soort maakt, koppelt zichzelf terug aan de kaart. De kaart zegt Wachten op je nieuwe … totdat dat gebeurt, met Nu controleren, De tool openen en Stop met wachten; terugkeren naar het tabblad Hub controleert vanzelf. Een kaart wacht 24 uur. Offerte maken start nog steeds een Quote Studio-offerte voor de klant van het project en koppelt die meteen.

Menu → Nieuw werk komt hier terecht: wanneer het project een gekoppelde website heeft, kies je de lijst waarin elk soort nieuw werk een kaart wordt: Nieuwe websiteaanvraag (contact- en bestandsformulieren), Nieuwe boeking en Nieuwe offerteaanvraag. Elke nieuwe wordt een kaart met het verzoek eraan gekoppeld (de kaart van een boeking heeft als vervaldatum de dag vóór het bezoek). Uit laat dat soort ongemoeid. De eigen instelling van het project voor websiteaanvragen werkt nog steeds; de keuze van een bord wint voor de soorten die het opvangt.

Menu → Kaarten verplaatsen zichzelf: kies de lijst waarnaar een kaart verplaatst wordt wanneer de gekoppelde offerte (of offerteformulier) is geaccepteerd, de klantproef is goedgekeurd, de gobo-proef is goedgekeurd, of de prepress-proef is goedgekeurd. Dit zijn gewone regels, dus ze staan ook onder Regels en draaien de andere regels van die lijst. Nu controleren kijkt meteen; anders controleert het bord ongeveer elke 15 minuten en telkens wanneer iemand in het team het project opent. De mensen die de kaart volgen, krijgen bericht over elke wijziging.

Klanten zien nooit links naar gobo-opdrachten, logo-opschoningen, offerteformulieren, prepress-opdrachten, websiteaanvragen of alles met kosten. Een gedeelde kaart kan zijn offerte of klantproef tonen, met alleen een link naar de eigen offerte- of proefpagina van de klant.

Menu → Regels toont elke regel op het bord in gewone woorden, elk met een Aan / Gepauzeerd-schakelaar en een verwijderknop. Om er een toe te voegen, beschrijf je hem in je eigen woorden (bijvoorbeeld “Wanneer een kaart naar Geleverd verplaatst, vink de checklist af en stuur iedereen die de kaart volgt een bericht”) en druk op Instellen: de AI-helper van aiKit leest de zin en toont de regel die hij heeft begrepen, met alleen de echte lijsten, labels en mensen van dit bord. Deze regel opslaan voegt hem toe; Niet helemaal verwijdert hem weer. Als de zin een lijst, label of persoon noemt die het bord niet heeft, zegt het dat in plaats van te raden. Elke keer Instellen gebruikt één van de maandelijkse AI-helperrondes van de Hub. Met menu's bouwen opent in plaats daarvan de volledige regelbouwer.

Een regel start wanneer een kaart naar een lijst verplaatst, wordt afgevinkt, wordt toegevoegd, morgen vervalt, of wanneer de gekoppelde offerte is geaccepteerd, de proef is goedgekeurd of wijzigingsverzoeken krijgt, of de gobo- of prepress-proef is goedgekeurd. Hij kan de kaart dan verplaatsen, afvinken, de hele checklist afvinken, de vervaldatum een aantal dagen vooruit zetten, een label toevoegen, mensen toewijzen, of de mensen erop, iedereen die de kaart volgt, gekozen personen of de klant een melding sturen. Regels activeren elkaar nooit, en er is geen maandelijkse limiet op hoe vaak ze draaien.

Herinneringen voor vervaldatums gaan naar de personen op een kaart, in Hey! en per e-mail of de dagelijkse samenvatting, zoals elke persoon heeft gekozen in de instellingen voor meldingen. Elke kaart bepaalt wanneer (1 dag vooraf, tenzij je dit wijzigt); een herinnering wordt nooit twee keer op dezelfde dag verstuurd, en afgeronde kaarten en kaartsjablonen blijven stil.

Menu → Dit bord opslaan als sjabloon bewaart de lijsten, labels, regels, waar aanvragen terechtkomen en de kaartsjablonen (Ook de kaarten bewaren voegt elke kaart toe, met vervaldatums die worden berekend vanaf de dag waarop het sjabloon wordt gebruikt). Personen, reacties en bestanden worden niet meegenomen. Opgeslagen sjablonen staan onder Nieuw bord → Uit een sjabloon, gemarkeerd als Van jou, voor iedereen in je team, met Verwijderen onder elk sjabloon. Om een kaartsjabloon te maken, open je een kaart en kies je Opslaan als kaartsjabloon; sjablonen worden niet op het bord getoond en staan onder Menu → Kaartsjablonen.

Borden bovenaan de Hub opent Mijn borden: elk bord dat je kunt openen, in elk project waar je bij hoort. Drie tellers staan bovenaan de pagina (open kaarten voor jou, te laat, binnen 7 dagen verlopen); elk opent de bijbehorende kaarten als lijst. Borden met ster staan eerst, daarna Onlangs geopend, en daarna alle borden gegroepeerd per project (de naam van het project opent het tabblad Borden). Elke tegel heeft zijn ster en eigen links voor te laat, binnenkort verlopend en voor jou.

Het Postvak IN is voor een kaart die je wilt noteren voordat je weet waar die hoort: typ hem en druk op Toevoegen aan Postvak IN (of druk overal in de Hub op c). Alleen jij ziet je Postvak IN. Verplaatsen naar bord zet hem in de eerste lijst van het bord dat je kiest, met alles wat er al op staat.

De Planner toont een maand met elke kaart met datum van elk bord dat je kunt openen (de vervaldatum, of de startdatum als er geen vervaldatum is). Te late kaarten staan als Verlopen en afgeronde kaarten zijn doorgestreept. Alleen kaarten van mij beperkt het tot jouw kaarten, en Deze maand, op volgorde toont dezelfde kaarten op datum (op een telefoon krijg je deze lijst in plaats van het raster). Elke kaart erin opent op zijn eigen bord.

Bestanden toevoegen werkt overal in de Hub hetzelfde: druk op Bestanden bijvoegen (of Meer bestanden bijvoegen), sleep bestanden vanuit Finder op een Mac of Verkenner op Windows naar het gebied (het licht op zodra ze erboven zweven; meerdere tegelijk kan ook), of plak een screenshot met Cmd+V of Ctrl+V (het heet screenshot- en de datum). Dat werkt bij Over dit project en Over dit bord, op elke kaart (laat los waar je wilt op de geopende kaart), in het reactievak, een nieuw bericht, Chat en Documenten & Bestanden. Grote bestanden tonen hoe ver het is; een bestand groter dan de limiet van je abonnement, een volle opslag, of een programma (.exe, .dmg en dergelijke) krijgt een duidelijk bericht waarom het niet is toegevoegd. Bestanden in de Over-vakken hebben een ⋯-menu om ze te Hernoemen of Verwijderen (met Ongedaan maken), en Meer bestanden bijvoegen voegt altijd nieuwe toe. Bestanden worden op één plek bewaard. Documenten & Bestanden heeft bovenaan twee weergaven: Mappen (je mappen, documenten, links en uploads) en Alle bestanden, die elk bestand in het project toont, waar het ook is bijgevoegd: op een kaart, een reactie, een bericht, in het Over-vak van een bord of project, of in Documenten & Bestanden. Elk bestand toont een afbeelding (of het type), de naam, grootte, versie, wanneer het is toegevoegd en wie het heeft toegevoegd, plus een link naar de plek waar het staat. Druk op een afbeelding of pdf om er direct een voorbeeld van te zien (Downloaden en Ga naar staan bovenaan), of druk op ⋯ om te Hernoemen of Verwijderen (er wordt eerst gevraagd, daarna kun je Ongedaan maken kiezen). Filters: Type (Afbeeldingen, PDF's, Documenten, Overig), Waar (Kaarten & taken, Berichten, Reacties, Documenten & Bestanden, Borden), Toegevoegd door, en Sorteren (Nieuwste, Naam, Grootste), plus een zoekvak; filters blijven in het adres van de pagina, zodat een weergave gedeeld kan worden. Upload bestanden daar, of sleep ze overal op de pagina. Bestanden bovenaan de Hub toont dezelfde lijst over alle projecten waar je bij hoort, met een Project-filter; je ziet alleen bestanden die je ook binnen het project zou zien, zodat één klant nooit die van een ander ziet. De Over-vakken hebben een microfoon voor dicteren en Bestanden bijvoegen; elk ander vak waarin je schrijft (reacties, berichten, kaartbeschrijvingen, chat) heeft de microfoon al.

Het Berichtenbord werkt als een opdrachtenlijst, zoals een Basecamp-berichtenbord: één bericht per bestelling, opdracht of onderwerp, elk met eigen reacties. Elke rij toont wie het heeft geplaatst, de titel (met je opdrachtnummer als je dat erin hebt gezet), het laatste antwoord (of de eerste regel van de notitie als niemand heeft gereageerd), een afbeelding van de eerste bijgevoegde afbeelding (de proef), de datum, een bubbel met het aantal reacties, en een knop Archiveren. Open en Gearchiveerd, elk met hun aantal, wisselen tussen wat nog loopt en wat af is; Gesorteerd op kiest Nieuwste, Laatste reactie of Oudste; het filterveld vindt een titel, opdrachtnummer of woorden in de notitie. Archiveren haalt een afgerond opdracht van de open lijst (Ongedaan maken staat er direct bij); open de lijst Gearchiveerd en druk op Dearchiveren om hem terug te zetten. Een gearchiveerd bericht ontvangt nog steeds reacties en blijft doorzoekbaar. De tellers onderaan (3 open discussies · 1 gearchiveerd) wisselen ook van lijst. Je klant, als klant uitgenodigd voor het project, kan een nieuw bericht (een bestelling) plaatsen en reageren, en ziet alleen wat met hem is gedeeld; je team krijgt per nieuw bericht en reactie een e-mail, zoals ingesteld onder Instellingen → Meldingen.

Het Berichtenbord is bedoeld voor aankondigingen, ideeën en updates. Geef een bericht een titel en optioneel een categorie, schrijf het uit (typ @ om iemand te noemen; **vet**, lijsten en links werken), kies Wie ziet dit en Wie krijgt een melding (Standaard voor project, Ons team, Iedereen die het kan zien, of Mensen kiezen; een regel eronder noemt wie een bericht krijgt, en niemand die het bericht niet kan zien kan worden gekozen), en plaats het of sla het op als concept dat alleen jij kunt zien. Voeg bestanden direct aan het bericht toe: druk op Bestanden toevoegen of sleep ze naar het vak (maximaal 10 tegelijk, elk binnen de bestandsgrootte van je abonnement); elk toont zijn naam en grootte, met een × om het te verwijderen voor het plaatsen, en de knop luidt Plaatsen met 2 bestanden. Bijgevoegde bestanden staan onder het bericht: afbeeldingen als miniaturen, PDF's als PDF-kaart, al het andere met een icoon, elk met een knop Downloaden, en elk opent op een eigen pagina met versies en opmerkingen. Ze volgen de zichtbaarheid van het bericht, dus bestanden van een bericht dat alleen voor het team is, blijven alleen voor het team. De berichtenlijst toont hoeveel bestanden en opmerkingen elk bericht heeft. Berichten bewaren hun versiegeschiedenis. Omzetten naar taken leest een bericht en stelt taken voor waaruit je kiest voordat er iets wordt toegevoegd.

Elke opmerking en reactie heeft Antwoorden: het antwoord staat onder de opmerking waarop het slaat, en de persoon die je antwoordt krijgt meteen een e-mail (net als bij een vermelding). Opmerkingen kunnen ook bestanden bevatten: druk op Bestanden toevoegen in het opmerkingenvak (of sleep ze naar de knop), en ze worden onder die opmerking getoond. Een opmerking kan alleen uit bestanden bestaan; dan staat er Gedeeld en de bestandsnaam. Een bestand bij een notitie die alleen voor het team is, is voor de klant even verborgen als de notitie zelf.

Campfire is de groepschat van het project; nieuwe regels verschijnen elke paar seconden terwijl het open is. Klanten kunnen het alleen gebruiken als je dat aanzet in de instellingen van het project. Chat, bovenaan de Hub (vroeger Pings genoemd), kent twee soorten gesprekken. De Teamruimte staat eerst: één gesprek voor iedereen in je team (eigenaren, beheerders en leden) over alle projecten heen, aangemaakt zodra iemand Chat voor het eerst opent; klanten en gasten zien het nooit. Typ @ om iemand te noemen; alleen de personen die je noemt krijgen een e-mail, zodat een drukke ruimte niemands inbox overspoelt. Voeg bestanden toe aan elk bericht in de Teamruimte of aan een ping met Bestanden toevoegen, of zet ze neer in het gesprek (maximaal 10 tegelijk): afbeeldingen verschijnen als miniaturen die je op volle grootte kunt openen, en al het andere (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, lettertypen, video, audio en meer) verschijnt als bestand met het type, de grootte en een knop Downloaden. Programma's en webpagina's (.exe, .dmg, .html en dergelijke) worden geweigerd om iedereen veilig te houden; zip ze eerst als je er echt een moet delen. Daaronder staan Pings: privégesprekken met één persoon of enkele personen, buiten elk project. Druk op Nieuwe ping, kies de personen, schrijf de eerste regel; alleen die personen zien het ooit, en elke regel laat hen per e-mail weten, zoals zij hebben ingesteld in hun meldingsinstellingen. Chat opent op de Teamruimte; nieuwe regels verschijnen elke paar seconden terwijl een gesprek open is.

De ochtend-AI-samenvatting is een e-mail elke weekdagochtend, vanaf 7 uur in jouw tijdzone. Hij opent met Waar te beginnen (een paar zinnen geschreven door AI), daarna de dag in cijfers (urgent, te laat, vandaag verschuldigd, deze week verschuldigd, nieuwe berichten en bestellingen, nieuwe opmerkingen), dan elk project met een eigen knop en elk item vermeld onder Urgent, Te laat, Vandaag verschuldigd, Deze week verschuldigd, Nieuwe berichten en bestellingen, Nieuwe opmerkingen en Gekoppeld aiKit-werk. Elke kaart toont het bord en de lijst, de vervaldatum, wie erop zit, de voortgang van de checklist en de laatste opmerking; elk bericht toont wie het heeft geplaatst, de eerste regels, het aantal reacties en bestanden, en Heeft een antwoord nodig als niemand heeft gereageerd. Elke titel en elke link Openen → gaat rechtstreeks naar die kaart, dat bericht, die offerte of die proef. De lijsten komen rechtstreeks uit de Hub; alleen de opening is AI. Het staat uit totdat je het aanzet: Instellingen → Meldingen → Hub: ochtend-AI-samenvatting → Weekdagochtenden (of alleen Maandagochtenden, voor een overzicht van het begin van de week). Op een rustige dag (niets verschuldigd deze week, niets urgent, geen nieuwe berichten of opmerkingen gedurende twee dagen) wordt geen e-mail verstuurd en wordt geen AI gebruikt. Elke samenvatting gebruikt een klein deel van de tokens van je account, en je krijgt er één per Hub waarvan je lid bent. Hij wordt verstuurd met de geplande run van aiKit, dus hij kan iets na 7 uur aankomen.

Check-ins stellen op een schema een vraag (elke dag, elke weekdag, eenmaal per week op een dag die je kiest, of eenmaal per maand). De gevraagde personen krijgen die dag een herinnering in Hey!, antwoorden worden op datum gerangschikt, Wacht op toont wie nog niet heeft geantwoord, en Maak een samenvatting vat de antwoorden samen in een bericht dat je kunt delen.

De Planning van een project toont gebeurtenissen (eenmalig, of elke week, maand of jaar herhalend), de vervaldatum van elke open taak en, als een website is gekoppeld, de boekingen ervan. Schakel tussen Maand en Agenda. Voeg toe aan mijn agenda geeft een privélink voor Google-, Apple- of Outlook-agenda's; iedereen met de link ziet de gebeurtenissen en vervaldatums van het project, dus deel hem alleen met je team.

Agenda (bovenaan de Hub) toont alle projecten samen, gekleurd per project. Lineup zet elk project op één tijdlijn, van de begin- tot de einddatum, met een lijn voor vandaag en de aantallen open en achterstallige items. De Heuvelgrafiek toont de lijsten die je volgt als stippen op een heuvel: omhoog terwijl je het uitzoekt, omlaag terwijl je het waarmaakt. Sleep een stip, of druk op Tab om erbij te komen en gebruik de pijltjestoetsen.

Maak mappen, schrijf documenten (elke opslag bewaart de oude versie; Geschiedenis laat je terugkijken en herstellen), voeg links toe naar Google Docs of alles wat online staat, en upload bestanden door ze naar de pagina te slepen of op Bestanden uploaden te klikken. Een bestand opnieuw uploaden onder hetzelfde item (Nieuwe versie uploaden) bewaart de oudere versies. Afbeeldingen worden getoond als miniaturen en op volledige grootte op hun eigen pagina. Op de pagina van een PDF staat Pagina's hier bekijken, waarmee de eerste 12 pagina's direct in de pagina worden getoond (elke voorbeeldweergave telt als één download); afbeeldingen en PDF's openen ook in een nieuw tabblad. Bestanden die aan berichten en reacties zijn gekoppeld, staan hier ook, en hun pagina linkt terug naar het bericht.

Bestanden tellen mee voor de opslag van je abonnement. Een bestand gaat naar de prullenbak wanneer je het verwijdert, en de ruimte komt vrij zodra de prullenbak na 30 dagen wordt leeggemaakt. Programma's en webpagina's (zoals .exe of .html) worden niet geaccepteerd; zet ze eerst in een zip-bestand.

Archiveer een afgerond project via Instellingen → Afronden, archiveren of verwijderen → Archiveren. Alles erin blijft bewaard: berichten, reacties, taken, documenten, bestanden en hun versies. Het project verhuist naar het tabblad Gearchiveerd op Home, blijft zichtbaar in zoeken (het aiKit-zoekvak bovenaan geeft aan dat het gearchiveerd is), en elk bestand blijft te downloaden. De bestanden tellen nog steeds mee voor de opslag. Bij betaalde abonnementen met een projectlimiet nemen gearchiveerde projecten geen projectplek in, dus archiveren maakt ruimte vrij. Bij Gratis tellen de 3 projecten actief en gearchiveerd samen, dus verwijder er een die je niet meer nodig hebt (of upgrade) om een nieuwe te starten.

Een gearchiveerd project is alleen-lezen voor iedereen: een gele balk op de pagina laat dat zien, en binnen het project kan niets worden toegevoegd, bewerkt, afgevinkt, gepromoot, verwijderd of geüpload totdat het weer wordt teruggezet (je kunt dingen nog wel volgen en als bladwijzer opslaan). Klanten in het project blijven precies lezen wat met hen is gedeeld, niet meer. Zet het terug met één klik op die balk, vanaf de kaart op het tabblad Gearchiveerd, of vanuit de Instellingen; als elke plek in je abonnement in gebruik is, laat de Hub dat weten en biedt de abonnementen aan.

Verwijderen werkt anders: het project gaat 30 dagen naar de prullenbak (eigenaren en beheerders zien het op Home → Prullenbak, met het aantal resterende dagen, en kunnen het Herstellen), daarna worden het en de bestanden definitief verwijderd. Er verschijnt eerst een venster met een vraag voordat iets naar de prullenbak gaat.

Exporteren (de downloadknop in de koptekst van een project, of Exporteren in de Instellingen of op de gearchiveerde balk) maakt in je browser één .zip-bestand met alles in het project wat je kunt zien: index.html om alles in elke browser te lezen (berichten met reacties en bijgevoegde bestanden, takenlijsten met stappen, documenten, planning en Campfire), project.json met elk record om het ergens anders te verplaatsen, en een map files met elke bestandsversie. Vink Bestanden meenemen aan of uit; het downloaden ervan telt mee voor het downloadtegoed van de maand, en boven 750 MB bevat de export de tekst en download je grote bestanden via Documenten & Bestanden. Elk bestand dat niet kon worden toegevoegd, staat in files-not-included.txt. Exporteren is voor het team van het project (eigenaren, beheerders en teamleden die erin zitten).

Instellingen → Hoe je je werk noemt laat de eigenaar of een beheerder van de Hub kiezen welk woord je team al gebruikt: Projecten (de standaard), Opdrachten, Klanten of Bestellingen. Eén klik past het aan voor iedereen in de Hub: het eerste tabblad, Nieuwe opdracht (of Nieuwe bestelling…), de tabbladen en filters op Home, de broodkruimel en instellingen van de projectpagina, lege pagina's, limieten van het abonnement en berichten, en de uitnodigingsmail ("de opdrachten staan voor je open"). Een regel eronder laat zien hoe het eruitziet. Verder verandert er niets: je gegevens, links en limieten blijven hetzelfde.

In een klantproject begint alles als alleen-team. Gebruik de schakelaar Klanten zien dit / Alleen team bij een lijst, taak, bericht, afspraak, document, map of deur om het te delen. Een klant ziet een item alleen als het en alles erboven gedeeld zijn (een gedeelde taak op een lijst die alleen voor het team is, blijft verborgen), en ze zien nooit inchecks, tijd, via e-mail binnengekomen berichten, printopdrachten of andere interne links.

Binnen een gedeelde discussie kan je team nog steeds een notitie voor alleen het team toevoegen; je klant ziet die niet, de bestanden erbij, of dat die bestaat. Klanten kunnen reageren, berichten plaatsen, bestanden toevoegen, goedkeuringen beantwoorden, stemmen en taken afvinken die aan hen zijn toegewezen. Goedkeuringen horen bij een op te leveren onderdeel: een taak, document of bestand (niet een bericht). Kies wie moet goedkeuren, en elke persoon antwoordt met Goedkeuren of Wijzigingen vragen met een notitie. De goedkeuringsmail somt de bijgevoegde bestanden op, zodat de persoon weet wat hij of zij goedkeurt.

Bekijken als klant (in de koptekst van het project) toont precies wat je klant ziet, zodat je het kunt controleren voordat je deelt. Als er mensen van meer dan één externe partij in het project zitten, wordt het Bekijken als… met de naam van elk bedrijf, en toont precies wat dat bedrijf ziet.

Meerdere externe bedrijven in één project (een klant, een leverancier, een partner): de bedrijfsnaam van elke persoon wordt getoond, en Wie ziet dit bij een bericht, taak, afspraak, document, bestand of map wordt een menu: Alleen ons team, Ons team + één bedrijf op naam, of Ons team + iedereen van buiten. Een bedrijf ziet alleen wat met het gedeeld is (en alles eronder: reacties, bijgevoegde bestanden), nooit berichten van een ander bedrijf, en nooit interne berichten; de Hub controleert dit op elke pagina, bij elke zoekopdracht, activiteitenlijst, melding, e-mail, export en bestandsdownload. Berichten tonen een label: een oranje Alleen ons team, of een groene Zichtbaar voor: Ons team, en de bedrijfsnamen; interne berichten in de berichtenlijst hebben ook een oranje rand. Wanneer iemand van buiten een bericht plaatst, wordt het alleen gedeeld met ons team en het eigen bedrijf van die persoon. Het later wijzigen van wie een bericht kan zien, haalt het direct weg bij (of geeft het direct aan) die mensen.

Iedereen in een Hub logt in met een eigen aiKit-account. Rollen: Eigenaar (alles, inclusief het abonnement), Beheerder (alles behalve het abonnement), Teamlid (de projecten waarop die staat, en kan nieuwe projecten starten), Gast (een externe helper die teamwerk alleen ziet bij de projecten waaraan die is toegevoegd) en Klant (ziet alleen wat je deelt, bij klantprojecten waarop die staat). Eigenaars, beheerders en teamleden gebruiken teamplekken; gasten en klanten gebruiken klantplekken, die royaler zijn.

Op het tabblad Mensen van een project staan alle personen gegroepeerd zoals je ze zelf indeelt: eerst Ons team, daarna elk extern bedrijf met de naam, met de melding dat het alleen ziet wat ermee gedeeld is. Voeg mensen toe die al in de Hub staan, nodig iemand nieuw uit (e-mail, naam, bedrijf en of die bij ons team hoort, van een ander bedrijf is of een externe helper is die teamwerk ziet) of Verwijder iemand. Namen, bedrijven en rollen bewerken opent Mensen. Op hetzelfde tabblad stel je ook in wie standaard een melding krijgt voor berichten in dit project: Alleen ons team (de standaardkeuze), Iedereen in het project of Deze personen. Personen van externe bedrijven worden buiten elke standaard gelaten totdat de eigenaar van de Hub, een beheerder of degene die het project startte Personen van externe bedrijven opnemen aanvinkt. Nieuw project heeft ook Wie zit erin: voeg mensen uit de Hub toe, of voeg e-mailuitnodigingen met hun bedrijf toe; uitnodigingen worden links die je kopieert en zelf verstuurt via het tabblad Mensen van het project.

Nodig iemand uit via Mensen of via het onderdeel Mensen van een project: vul e-mail, naam en rol in, kies projecten en druk op Uitnodigingslink maken (kopieer die en verstuur hem zelf) of Uitnodiging per e-mail versturen. De link werkt één keer en is 60 dagen geldig. Als een project aan een aiKit-klant is gekoppeld, voeg je met Voeg de mensen toe die aan die klant werken ze in één stap toe met dezelfde rollen die ze in aiKit hebben. Als de plekken van een abonnement vol zijn, meldt de Hub dat en noemt het het abonnement dat meer biedt.

Onder de lijst Mensen toont Uitnodigingen iedereen die je hebt uitgenodigd: hun e-mail, rol, wie hen uitnodigde en wanneer, en een status. In behandeling betekent dat de uitnodiging is verstuurd en dat ze nog niet zijn aangesloten (er staat de datum waarop de link verloopt). Geaccepteerd betekent dat ze zijn aangesloten, met de datum. Verlopen betekent dat er 60 dagen zijn verstreken zonder dat ze zijn aangesloten. Ingetrokken betekent dat een eigenaar of beheerder de uitnodiging heeft teruggenomen. Bij een uitnodiging die In behandeling of Verlopen is, kan een eigenaar of beheerder op Opnieuw versturen drukken, waarmee een nieuwe link naar dezelfde persoon wordt gemaild (de oude link werkt dan niet meer; je kunt eenmaal per 10 minuten opnieuw versturen, tot 5 e-mails per uitnodiging), of op Uitnodiging annuleren, wat om bevestiging vraagt, de link stopt en de plek vrijgeeft. Teamleden zien dezelfde lijst maar kunnen niet opnieuw versturen of annuleren, en gasten en klanten zien de lijst niet.

Mijn dag toont alles dat aan jou is toegewezen in alle projecten: Te laat, Vandaag, Volgende 7 dagen, Later en Geen vervaldatum, elk met een selectievakje. Vastleggen (of druk op c) zet een taak in je Inbox door te typen, de microfoon te gebruiken of een foto te maken (de foto wordt de omslag van de kaart); Verplaats naar project zet die in een lijst met de notities en foto.

Hey! verzamelt vermeldingen, toewijzingen, pings, reacties op wat je volgt, goedkeuringen, incheckherinneringen, regelmeldingen en herinneringen voor vervaldatums (een dag ervoor, op de dag zelf en zodra iets te laat is; ze worden toegevoegd wanneer je de Hub opent). Dezelfde items komen in de aiKit-bel terecht, en e-mail volgt je keuzes in Instellingen → Meldingen: direct, een dagelijks overzicht of uit.

Koppel aiKit-werk koppelt een offerte, offertebon, klantproef, prepress-opdracht, gobo-opdracht, opschoning van een logo (bij accounts met die tools), boeking, websiteaanvraag, wijzigingsverzoek voor een site, grafisch werk, blog- of productteksten, beoordeling of website aan een taak of aan het project. De koppeling toont de actuele status van het item (bijvoorbeeld Verzonden, Geaccepteerd, Wacht op goedkeuring, Wijzigingen gevraagd) en opent het item in de eigen tool. Offerte maken op een kaart start een offerte in Quote Studio voor de klant van het project en koppelt die.

Wanneer een gekoppelde offerte of offertebon wordt geaccepteerd, een proef wordt goedgekeurd of wijzigingsverzoeken krijgt, of een gobo- of prepress-proef wordt goedgekeurd, worden de volgers van de kaart op de hoogte gebracht en worden de regels van de lijst uitgevoerd (zie Borden en je aiKit-tools); onder aiKit-werk kun je ook een kolom kiezen waarnaar de kaart verplaatst wanneer de offerte wordt geaccepteerd. Koppel een aiKit-website in de instellingen van het project om de nieuwe aanvragen (offerte- en contactformulieren, boekingen) en wijzigingsverzoeken voor de site om te zetten in taken in een lijst die je kiest, en om de boekingen op de Planning te tonen. Klanten zien alleen offertes en proeven die je deelt, met een link naar hun eigen offerte- of proefpagina.

Importeren (op Home of in Instellingen) haalt werk binnen uit Trello (de JSON-export van het bord), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion en Jira (hun CSV-exports), elke spreadsheet (je koppelt de kolommen zelf) en Basecamp. Elke bron toont de exportstappen. Er wordt niets toegevoegd voordat je het voorbeeld hebt gezien: hoeveel projecten, taken, reacties en personen er zijn, en eventuele waarschuwingen.

Kies daarna welke projecten je wilt overzetten en hernoem ze, koppel elke persoon aan iemand in de Hub, voeg hen toe als uitnodiging (ze krijgen nooit een e-mail via de import), of laat hun werk niet toegewezen, en beslis over afgeronde taken en bestanden (met een maximale grootte om over te slaan). Het importeren draait op de achtergrond met een voortgangsbalk en toont daarna wat er is overgezet en wat niet, en waarom. Import ongedaan maken verwijdert alles wat de import heeft toegevoegd.

Basecamp, Trello of Asana verbinden leest je account rechtstreeks in zodra die verbindingen zijn ingeschakeld: je keurt het goed op hun eigen pagina, aiKit ziet nooit je wachtwoord, en de toegang wordt verwijderd wanneer de import klaar is. Tot die tijd werkt de export met een bestand.

Instellingen → Abonnement en opslag toont de limieten van je abonnement naast wat je gebruikt: teamplaatsen, klant- en gastplaatsen, projecten (bij Gratis tellen actieve en gearchiveerde projecten samen; bij betaalde abonnementen tellen gearchiveerde projecten niet mee), opslag, downloads deze maand en AI-assistentruns, plus je grootste bestanden. Gratis: 1 teamlid (jij), 3 klanten of gasten, 3 projecten, 1 GB, bestanden tot 25 MB. Starter ($18,88): 1 teamlid, 10 klanten of gasten, 5 projecten, 10 GB, bestanden van 50 MB, geen extra opslag. Pro ($48,88): 3 teamleden, 50 klanten of gasten, 25 projecten, 50 GB, bestanden van 250 MB. Team ($88,88): 5 teamleden, 150 klanten of gasten, geen projectlimiet, 150 GB. Business ($198,88): 7 teamleden, 300 klanten of gasten, 250 GB. Agency ($348,88): 10 teamleden, 500 klanten of gasten, 400 GB. Teamleden tellen de eigenaar en beheerders mee. Als je een teamlid uitnodigt boven wat je abonnement bevat, zie je wat het volgende abonnement bevat, met Upgrade. Extra opslag: +50 GB voor $8,88, +150 GB voor $18,88 of +500 GB voor $48,88 per maand; als een extra pakket meer kost dan een abonnement hoger, zegt het scherm dat en raadt het dat abonnement aan. Gratis is echt gratis, zonder creditcard. Het overschrijden van een limiet brengt nooit extra kosten met zich mee: bij 80% van een limiet krijg je een waarschuwing, en bij 100% van de opslag worden alleen nieuwe uploads gepauzeerd terwijl al het andere blijft werken, met eerst Abonnement upgraden en daarna Opslag toevoegen. Voor de eigenaar van de Hub openen Kiezen (een abonnement) en Toevoegen (opslag) Instellingen → Facturatie, waar de prijs en de datum van betaling worden getoond voordat je iets betaalt (zie de gids Abonnementen en facturatie). Zolang creditcardbetalingen nog niet zijn ingeschakeld, staat op die knoppen Dit aanvragen en wordt je verzoek naar het aiKit-team gestuurd.

Eerlijk gebruik zorgt ervoor dat alles snel blijft voor iedereen: verwijderde items blijven 30 dagen in de prullenbak, bestanden bewaren hun laatste 20 versies, en er gelden dagelijkse limieten voor chatberichten, nieuwe items, uitnodigingen en imports die normaal werk nooit bereikt. Downloads hebben een maandelijks tegoed van ongeveer twee keer je opslag; daarboven worden downloads gepauzeerd tot de 1e en blijft al het andere werken. De AI-assistenten gebruiken de tokens van je abonnement (tokens = je maandelijkse AI-tegoed; 1 token = 1 cent AI; een Hub-assistentrun gebruikt een klein deel van één token) en lezen alleen wat jij kunt zien.

Druk op ? voor de lijst: / zoeken, c vastleggen, n nieuw (een project op Start, een taak in een lijst), g en dan h Start (je projecten), g en dan m Mijn dag, g en dan p Chat, g en dan a Activiteit, g en dan c Agenda, Esc sluit een paneel.

De Hub werkt op telefoons: borden scrollen zijwaarts, panelen openen op volledig scherm, en de maandweergave wordt een agenda. Als je verbinding wegvalt, toont hij de laatst geladen versie en laat hij zien dat je offline bent.