Snelle offerte: plak de opdrachtomschrijving, krijg de klare offerte

Offerte van, bovenaan het formulier, kiest het bedrijf waarvan de offerte komt. Eén account kan meerdere bedrijven bevatten (tot 20), en elk heeft zijn eigen logo, naam, adres, telefoon, e-mail, website, voorwaarden, betaalregel en offertenummers. Het laatst gebruikte bedrijf wordt de volgende keer voor je gekozen. + Bedrijf toevoegen… in hetzelfde menu voegt er een toe: typ de naam (en wat het doet, als je wilt), druk op Bedrijf toevoegen, en vul daarna de rest in.

Bedrijf bewerken opent de gegevens van dat bedrijf. Logo uploaden accepteert een PNG-, JPG- of WebP-afbeelding; Uit Graphics Library kiest een afbeelding die je daar al hebt opgeslagen; Verwijderen haalt het logo weg. Je naam op offertes, e-mail, telefoon, adres en website worden in het zijpaneel van elke offerte afgedrukt. Offertenummers beginnen met en Volgend offertenummer bepalen de nummering (bijvoorbeeld BP-2401, daarna BP-2402); elk bedrijf telt apart. Offertes zijn geldig (dagen) en Gebruikelijke levertijd vullen nieuwe offertes in. Verzendregel op nieuwe offertes is Beslissen op basis van de opdracht (de AI toont Gratis verzending wanneer goederen worden verzonden en laat het weg bij diensten), Altijd Gratis verzending tonen, of Nooit (diensten, ophalen). Paginastijl is een donker of licht zijpaneel, en Prijskleur kleurt de prijzen en totalen. Je voorwaarden worden onderaan elke offerte van dat bedrijf afgedrukt (laat leeg voor de automatische regel), en Hoe te betalen wordt afgedrukt in het vak Hoe te betalen. Bedrijf opslaan slaat op; openstaande offertes van dat bedrijf tonen de wijziging meteen.

Het bedrijf wijzigen op een offerte die je al hebt gemaakt, verplaatst de offerte: na bevestiging wordt een kopie gemaakt onder het andere bedrijf, met het logo, de voorwaarden en het volgende nummer van dat bedrijf, en de oude concept-offerte wordt verwijderd.

Producten, prijslijsten, staffelprijzen en vaste regels voor een bedrijf staan onder Prijzen & regels (de link in Bedrijf bewerken, en de knop bij Jouw offertes). Zie de handleiding over specificatieblad-offertes om ze aan te leren.

Klant is ingeklapt en optioneel: open het om de naam, het bedrijf, e-mail, telefoon en adres in te typen. Wat je leeg laat, wordt uit de opdracht ingevuld wanneer de opdracht het noemt; het bedrijf blijft leeg tenzij iemand het noemt.

Scope of work & specs is the main box. Paste the customer's email or request for quote, type it, or press the microphone in its corner and say it. Add a file reads a PDF, a picture (a photo of a sketch or a handwritten list), a Word file (.docx), a text file or a saved email (.eml), up to 3 MB. The file is checked the moment you add it: a spreadsheet, an unsupported type or a file that isn't what its name says shows a red note at once, so you can fix it before filling in the rest. Its name shows under the box with an × to take it off. You can use the box, the file, or both.

Jouw prijzen / notities is optioneel: schrijf prijzen zoals je ze zegt ("kaartjes $48 per 250, menukaarten $1,35 per stuk, ontwerp $85/uur") en al het andere voor deze offerte ("10% korting op deze", "belasting 6,5%"). Een prijs voor een pak, zoals $48 per 250, wordt als sets geoffreerd (2 × $48 voor 500 kaartjes) met het werkelijke aantal in de details.

Offerte maken leest alles en stelt één regel op per onderdeel dat de opdracht vraagt, elk met de details (formaat, materiaal, kleuren, aantal, locatie) in de specificatie, plus een projectnaam en een korte notitie voor de klant die ook de e-mailtekst is. Prijzen komen uit je prijzenvak, de producten van je bedrijf, de producten en diensten die je hebt opgeslagen, en regels uit eerdere offertes van dat bedrijf. Een prijs die nergens staat, blijft leeg en de regel toont Prijs nodig. Er worden nooit extra's, garanties, onderhoud, training of andere zaken toegevoegd die de opdracht niet vroeg. Binnen enkele seconden opent de offerte rechts en krijgt een nummer. Controleer dit: onder het formulier staat elke vraag en elke aanname die de AI heeft gemaakt.

Offerte opnieuw maken op basis van de opdracht (nadat de offerte is gemaakt) leest de opdracht en je prijzen opnieuw en vervangt de regels en de notitie; het offertenummer, de klant en Meer opties blijven staan. Wil je één onderdeel wijzigen en de rest behouden, gebruik dan in plaats daarvan Deze offerte wijzigen in je eigen woorden (hieronder). + Nieuwe offerte bovenaan begint opnieuw.

Zodra de offerte is gemaakt, staat Deze offerte wijzigen in je eigen woorden onder de balk boven de offerte. Typ (of zeg, met de microfoon in de hoek van het vak) elke wijziging zoals je die tegen een collega zou zeggen, en druk daarna op Wijziging doorvoeren (of Ctrl/⌘ + Enter). Bijvoorbeeld: "voeg een spoedtoeslag van $40 toe en haal de opstartkosten weg", "maak de notitie vriendelijker", "verander de titel in Lentevloot-servicepakket", "splits regel 2 in 300 en 200", "geef 10% korting", "zet de stickers bovenaan", "belasting 6,5%", "geldig 15 dagen", "verberg gratis verzending", of "het contact is Jordan Lee". De voorbeeldknoppen onder het vak vullen het alleen in; elk verzoek in gewone woorden werkt. Het past de offerte aan zoals hij nu is: de regels, prijzen en woorden die je al hebt vastgelegd blijven staan, anders dan bij Offerte opnieuw maken op basis van de opdracht, die alles opnieuw maakt.

Prijzen volgen dezelfde regel als het eerste concept: een prijs wordt alleen gebruikt wanneer je die in het verzoek hebt geschreven, al op deze offerte staat, of een van je opgeslagen prijzen, prijzen uit eerdere offertes of bedrijfsproducten is. Een nieuwe regel zonder bekende prijs wordt toegevoegd als Prijs nodig. Een percentage (korting, belasting, aanbetaling) of een aantal dagen wordt alleen gebruikt wanneer je dat getal hebt geschreven.

Het antwoord toont eerst Nog niet gedaan, in geel: elk onderdeel van het verzoek dat niet is uitgevoerd, met de reden en wat je in plaats daarvan kunt doen (bijvoorbeeld "stuur het met een drone" is iets wat een offerte niet kan bevatten, en een prijs die je niet hebt opgegeven blijft Prijs nodig). Daarna toont Gewijzigd (opgeslagen) wat er echt aan de offerte is veranderd, gemeten door de offerte vóór en na de wijziging te vergelijken, nooit overgenomen uit de eigen beschrijving van de AI: regels toegevoegd of verwijderd met hun aantal en prijs, hernoemde regels, nieuwe aantallen en prijzen, de titel, de korting, belasting en aanbetaling, het totaal vóór en na, de notitie, Goed om te weten, de levertijd, voorwaarden en de klant. Als er niets is veranderd, staat dat erbij. De notitie en Goed om te weten zijn alleen ooit bedoeld voor je klant: een herschrijving die leest als een notitie aan jou of als een wijzigingslog wordt geweigerd en onder Nog niet gedaan vermeld.

Deze wijziging ongedaan maken zet de hele offerte terug zoals die was vóór je laatste wijziging (alles wat je daarna met de hand hebt aangepast, gaat ook terug, en de lijst toont wat er is teruggezet). Elke wijziging staat ook in de geschiedenis van de offerte onder Verzenden… als Gewijzigd in jouw woorden. Een klantlink die je al hebt gedeeld, toont de offerte nog zoals die was toen je de link maakte: druk op Link kopiëren of Opnieuw verzenden om hem bij te werken. Duim omhoog of omlaag onder het antwoord laat het aiKit-team weten hoe het ging; duim omlaag vraagt wat er misging, en Verzenden en repareren vraagt opnieuw naar het ontbrekende deel, op de offerte zoals die nu is. Elke wijziging gebruikt een beetje van het AI-abonnement van je account.

De offerte rechts is de echte pagina, op werkelijk Letter-formaat geschaald zodat die past. Klik op een regel (of op de details in de specificatie) om Deze regel wijzigen te openen: Omschrijving, Aantal, Prijs per stuk, de details onder de regel (+ Detail toevoegen, × verwijdert er één), Markeren als aanbevolen bij een offerte met keuze uit één optie, en Regel verwijderen. Een prijs die je typt, vervangt Prijs nodig meteen. Bij een van de producten van je bedrijf toont het je webshopprijs voor dat aantal en hoeveel je daaronder zit. Klik op de notitie om die te bewerken (met een microfoon). Klik op het klantblok om de klantvakjes te openen, en klik op de verzendbalk, een korting, belasting- of stortingsrij, of de voorwaarden om Meer opties te openen.

Regels, boven de offerte, toont elke regel met aantal, prijs en bedrag (Prijs nodig in geel als die ontbreekt). Klik op een regel om die te wijzigen; + Regel toevoegen voegt een nieuwe regel toe met Prijs nodig en opent die.

Wijzigingen worden kort nadat je stopt automatisch opgeslagen; de balk toont het totaal en Opgeslagen, Binnenkort opslaan… of Opslaan…

Meer opties is onder het formulier ingeklapt, zodat het eerste scherm kort blijft. Toon GRATIS VERZENDING op de offerte zet de groene band voor gratis verzending onder de prijzen (standaard aan voor bedrijven die goederen verzenden). Korting neemt een getal en % of € korting en drukt een kortingsrij onder het subtotaal af. BTW % voegt een belastingrij toe over het bedrag na de korting. Aanbetaling starten % drukt het aanbetalingsbedrag onder het totaal af. Geldig (dagen) stelt Geldig tot in (de datum staat eronder). Levertijd wordt afgedrukt als de levertijd. Toon de regels als opties waaruit de klant kiest zet de offerte om in Optie 1, 2, 3 (Goed / Beter / Best) met een prijs per optie en zonder eindtotaal; dit staat uit tenzij je het aanzet. Voorwaarden voor deze offerte vervangt de voorwaardenregel alleen op deze offerte.

Voordat de offerte wordt gemaakt, wordt wat je hier instelt gebruikt wanneer je op Offerte maken drukt, en het gaat voor alles wat de AI heeft gelezen.

PDF downloaden slaat de offerte van één pagina op, genoemd naar het nummer, de klant en wat er geoffreerd wordt. Link kopiëren maakt de live link van de klant (de pagina waarop die online kan accepteren) en kopieert die. Verzenden… opent Verzenden & volgen: mail hem vanuit aiKit (alleen als je op Verzenden drukt), stel een opvolging in, sla hem op bij een klant, en zie wanneer die is geopend, vragen heeft gesteld of heeft geaccepteerd. Tekst kopiëren kopieert een onderwerpregel en de notitie, ondertekend en klaar om in je eigen e-mail te plakken.

Een offerte met een regel die nog Prijs nodig draagt, kan niet worden gedownload, gedeeld via een link of verzonden: de gele balk zegt hoeveel regels een prijs nodig hebben, en als je op Prijs nodig op de offerte klikt, opent die de regel.

Alleen jij ziet dit, onder de offerte: hier staan privénotities (een ontbrekende prijs, een prijs onder je kostenmultiplicator), de winsttabel wanneer je kosten zijn opgeslagen, elke automatische wijziging met Ongedaan maken, en Open de volledige editor voor instellingen van product, model, lens, samen verkocht en planning. Niets hiervan wordt ooit afgedrukt. Je offertes (rechtsboven) toont alle offertes met filters; oudere offertes uit het vorige Quote Studio-scherm staan daar onder Oudere offertes.