Aprovações de Clientes: envie uma prova e receba um sim

Entre na sua conta e abra a Biblioteca de ferramentas na barra lateral. Aprovações de Clientes fica em Vendas, impressão e operações e nos kits iniciais de Agência, Impressão e promocional e Eventos, iluminação e AV; ela abre em aikit.ai/tools/proofs. Fixe-a na sua barra para mantê-la a um toque de distância. A tela inicial também lista provas com alterações solicitadas e provas aguardando clientes, cada uma com um botão que abre exatamente essas provas.

No topo está escrito "Envie uma prova, receba um sim" com o botão Nova prova. Logo abaixo há cinco blocos de contagem: Aguardando cliente, Alterações solicitadas, Aprovadas, Ainda não enviadas e Atrasadas. Cada bloco é um botão: ao tocar nele, a lista mostra apenas essas provas, com a linha "Mostrando: Alterações solicitadas" e um link Mostrar tudo → para voltar. Toque no mesmo bloco de novo para limpar o filtro.

A caixa de busca encontra uma prova pelo nome do trabalho, do cliente ou pelo nome ou e-mail de qualquer pessoa para quem foi enviada. O menu de clientes restringe a lista a um cliente (ou Sem cliente), e Arquivadas mostra as provas que você guardou. Pressione / em qualquer lugar da lista para ir até a caixa de busca. A lista é organizada por cliente: o nome de cada cliente é um título que você pode tocar para ver apenas as provas dele. Cada linha mostra uma imagem da página 1, o nome do trabalho, a versão, a data limite de resposta (em vermelho quando já passou), quando algo aconteceu pela última vez, um pequeno círculo para cada pessoa com um ponto colorido indicando o status (amarelo enviada, azul aberta, verde aprovada, laranja alterações), um marcador vermelho com o número de comentários em aberto e o status da prova.

Cada visualização tem seu próprio endereço. Uma lista filtrada, um cliente ou uma prova específica (aikit.ai/tools/proofs?proof=…) podem ser salvos nos favoritos ou compartilhados com alguém da sua conta, e o botão Voltar funciona como você espera.

• Toque em Nova prova. Três etapas no topo da janela mostram o caminho: Adicionar o design, Quem recebe e Receber um sim; a janela de Envio que aparece em seguida mostra as mesmas etapas no primeiro envio de uma prova. Arraste o arquivo para a caixa ou toque em Escolher um arquivo. Funcionam arquivos PDF, PNG, JPG, WEBP, GIF e SVG de até 40 MB. Um PDF mostra até as primeiras 30 páginas. Arquivos de vídeo (MP4, MOV, WEBM) e de áudio (MP3, WAV, M4A) de até 150 MB também funcionam; veja Provas de vídeo e áudio abaixo.
• Ou toque em "Ou escolha uma versão do Assistente de Impressão" para usar uma versão que você já criou lá; o arquivo da prova é importado automaticamente. Contas com Kit de Logotipo podem escolher um logotipo do Kit de Logotipo da mesma forma.
• Seu navegador transforma o arquivo em uma imagem por página na hora, então você vê a página 1, o número de páginas e o tamanho antes de qualquer envio. Usar outro arquivo recomeça o processo.
• Dê um nome ao trabalho (começa com o nome do arquivo; a caixa avisa se ficar vazio) e escolha o cliente a que ele pertence, ou Sem cliente.
• Para peças impressas, marque "Mostrar linhas de corte e segurança" e informe a largura e a altura finalizadas em polegadas e o sangria no arquivo (1/8 pol para começar). Seu cliente verá uma linha de corte vermelha, uma área segura azul tracejada 1/8 pol dentro dela e a sangria sombreada, e poderá desligá-las.
• Toque em "Próximo: quem recebe". O arquivo é enviado (uma barra mostra o andamento) e a janela de Envio se abre.

• Enviar para: digite ou cole endereços de e-mail. Uma lista inteira funciona: vírgulas, ponto e vírgula e quebras de linha separam os endereços, e "Dana Rivera <dana@example.com>" mantém o nome. Cada pessoa vira uma etiqueta. Um endereço que não parece correto fica vermelho e é indicado abaixo da caixa para você corrigir antes de enviar.
• Cada etiqueta tem um papel. Aprovador diz sim ou pede alterações. Pode comentar adiciona marcadores e notas, mas não aprova. Só para conhecimento apenas vê a prova. A primeira pessoa que você adicionar é Aprovador; é preciso ter pelo menos uma pessoa.
• As pessoas para quem você já enviou provas ficam lembradas em cada cliente. Abaixo da caixa, "Enviado antes para" oferece as pessoas desse cliente com um toque, e digitar parte de um nome ou endereço mostra correspondências de todos os clientes.
• Aprovado quando: Qualquer um dos aprovadores diz sim, ou Todos os aprovadores dizem sim.
• Nota pessoal: uma mensagem curta que fica no topo da prova e no e-mail. Ao enviar uma nova versão, a nota começa vazia, para que a nota da rodada anterior nunca pareça atual.
• Responder até: uma data limite opcional. Com uma data definida, "Lembrar os aprovadores um dia antes do prazo e no dia" envia a cada aprovador que ainda não respondeu um lembrete no dia anterior e outro no dia. Os lembretes só são enviados depois que o e-mail estiver configurado para sua conta.
• Links deixam de funcionar: Nunca, ou em 7, 14 ou 30 dias. Depois disso, a página ainda abre, mas informa que o link expirou e as respostas estão encerradas. Você pode estender ou remover o limite depois em Configurações.
• Toque em Enviar. Cada pessoa recebe seu próprio link privado, então cada comentário e aprovação leva o nome dela.

O Send sempre cria os links. Se o e-mail ainda não estiver ativado na sua conta, a janela mostra "Seus links estão prontos" e "O e-mail é ativado depois que o e-mail for configurado. Copie estes links para enviá-los você mesmo." Cada pessoa tem um botão Copiar link. Cole cada link no seu próprio e-mail ou em uma mensagem de texto apenas para essa pessoa, já que um link responde como se fosse ela. A linha do tempo da prova registra "link criado; e-mail não configurado", para você saber que ninguém recebeu e-mail.

Quando o e-mail está ativado, o e-mail para o seu cliente traz seu logotipo ou nome da empresa no topo (do seu Perfil da loja), sua mensagem pessoal, uma imagem da página 1, a data limite de resposta e um botão Revisar a prova. As respostas chegam para você. O aiKit aparece apenas como uma pequena linha "Enviado com aiKit" no final.

• Seu logotipo e nome da empresa no topo (no celular, só o logotipo), o nome e a versão do trabalho, "Responder até" para os aprovadores quando você define uma data, e sua mensagem. Em uma nova versão, "O que mudou na versão 2" aparece ao lado. No celular, as observações mostram duas linhas cada, com Ler tudo, para que a prova comece na primeira tela. Quando a prova é aprovada, o topo mostra Aprovado e os botões de comentário desaparecem.
• A prova sobre um fundo neutro. Dê zoom com os botões + e −, um gesto de pinça, ou Ctrl e rolagem; arraste para se mover; Ajustar volta ao tamanho original. Um PDF mostra miniaturas das páginas embaixo, cada uma com o número de comentários naquela página. Quando a versão tem linhas de corte e de segurança, o botão Linhas de corte e segurança as liga e desliga. A partir da versão 2, Comparar com a versão 1 mostra as duas lado a lado, movendo-se juntas (no celular, alterna entre elas com duas abas), e Mostrar o que mudou mantém a nova versão em cores completas, esmaece tudo que permaneceu igual e desenha uma caixa âmbar em volta de cada área alterada, com uma contagem abaixo da prova. Ocultar marcadores remove os pinos numerados da arte para que nada cubra as palavras que estão sendo revisadas.
• Marcando a prova (a barra logo acima; no celular, Marcar na barra inferior leva até ela): veja "Marcando uma prova" abaixo. Cada marcação é numerada na arte e listada em Comentários com o nome da pessoa e o horário; tocar no número de uma marcação abre o comentário, e tocar em um comentário mostra sua marcação. Comentário geral adiciona uma nota que não está ligada a um ponto específico. Qualquer pessoa pode Responder em uma conversa, inclusive você.
• Sua resposta (somente aprovadores): Esta versão 1 está correta? Aprovar abre uma lista curta de verificação (Ortografia e nomes, Cores, Tamanho e formato, Conteúdo: datas, preços, números de telefone). Todas as caixas precisam ser marcadas. Depois, a pessoa digita o nome completo para assinar; ele aparece em estilo manuscrito, e o nome e o horário são salvos com a prova. Solicitar alterações exige uma observação (ou bastam os pinos dela) e uma imagem ou PDF opcional de até 3 MB.
• Depois de responder, a pessoa vê um comprovante: "Você aprovou a versão 1" com a assinatura e o horário, ou a solicitação de alteração. Uma resposta por pessoa por versão. Quando você envia uma nova versão, o mesmo link a mostra e abre uma nova rodada.
• Revisando esta prova, aparecem o primeiro nome de todos e onde estão, e indica se basta um sim ou se todos precisam dizer sim. Endereços de e-mail nunca são mostrados a outras pessoas.
• No celular, Marcar e Responder ficam em uma barra na parte inferior, as ferramentas de marcação rolam para o lado, e a caixa de comentário sobe acima da barra para que a marcação continue visível. Baixar o arquivo traz o original.

Uma prova pode ser um vídeo ou um arquivo de som: um anúncio, um corte para redes sociais, um spot de rádio, um jingle, uma narração. Adicione um arquivo MP4, MOV, WEBM, MP3, WAV ou M4A de até 150 MB (cerca de 2 minutos de vídeo 1080p em qualidade normal, ou horas de MP3) da mesma forma que um design. O ? ao lado da área de envio explica o limite. Enquanto o arquivo é preparado, seu navegador lê a duração, o tamanho do quadro e a taxa de quadros, cria um quadro de capa (vídeo) ou uma imagem de forma de onda (áudio) que aparece na sua lista e nos e-mails, e desenha a forma de onda do som. Linhas de corte e de segurança não se aplicam, então essa caixa fica oculta. MP4 (H.264) funciona em todo lugar; alguns arquivos MOV de iPhones e câmeras mais novos só tocam no Safari, então exporte esses como MP4.

• O player: Reproduzir e pausar, arraste em qualquer ponto da linha do tempo para navegar, avance ou volte um quadro (vídeo) ou pule 5 segundos (áudio), velocidade de 0,5x a 2x, Entrada e Saída para marcar um trecho e o botão de repetição para reproduzi-lo em loop, silenciar, e tela cheia para vídeo. O relógio mostra o tempo até uma décima de segundo e, no vídeo, o número do quadro.
• A linha do tempo mostra a forma de onda do próprio arquivo (também no vídeo, para que um problema de som ou um corte no ritmo sejam fáceis de encontrar). Cada comentário é um marcador numerado no seu momento, um comentário de trecho é uma faixa sombreada, e um loop é listrado. Aponte para a linha do tempo para ver o tempo sob o ponteiro.
• Comentário em 0:42: pressione (ou pressione C) e o player pausa e abre uma caixa de comentário já posicionada naquele momento. Com Entrada e Saída definidas, o botão mostra Comentar em 0:08–0:11 e o comentário cobre esse trecho. Na caixa, Terminar o trecho em transforma um momento único em um trecho, Mover para leva o comentário para onde o player está agora, e Só 0:42, sem trecho remove o fim do trecho.
• Desenhe sobre o quadro (vídeo): na caixa de comentário, escolha Caixa, Seta ou Desenhar e arraste sobre a imagem pausada. O desenho é salvo com o comentário e aparece no vídeo sempre que a reprodução chega àquele momento. Limpar desenho o remove antes de você publicar.
• A lista de comentários segue a ordem do tempo, cada um com seu horário como botão. Ao pressionar, o player pula para lá; um comentário de trecho também reproduz esse trecho em loop. Cada comentário tem seu próprio endereço (adicione ?c= e o ID do comentário, o que a página faz por você ao pressionar um), então um link em um chat abre o momento exato. Adicionar ?t=42 a um link começa em 42 segundos. Os filtros Todos, Abertos e Concluídos aparecem quando algo é marcado como concluído.
• Comparar com a versão 1 (a partir da versão 2): Lado a lado reproduz as duas versões juntas, sincronizadas; Alternar mostra uma de cada vez, e o botão de alternar troca entre elas no mesmo momento, a forma mais rápida de notar uma mudança. O som vem da versão que você está vendo.
• Teclado: Espaço reproduz ou pausa, K pausa, J volta 5 segundos, L reproduz (pressione de novo para ir mais rápido), as setas esquerda e direita avançam um quadro (com Shift, 5 segundos), I e O marcam um trecho, C comenta neste momento, F ativa a tela cheia e M silencia. Os atalhos de teclado abaixo do player os listam. Eles nunca funcionam enquanto você estiver digitando.
• Exportar: CSV, no topo de Comentários, baixa todos os comentários e respostas com o horário de início e fim (também em segundos, para softwares de edição), quem escreveu, qualquer desenho e se já foi resolvido; ele abre no Excel, Numbers ou Planilhas Google. Na sua própria página de aprovação, PDF abre uma lista para impressão com o quadro de capa e todos os comentários em ordem de tempo; escolha Salvar como PDF na janela de impressão. Notas somente da equipe aparecem na sua cópia, marcadas como Somente equipe, e nunca na página do seu cliente.
• Alterações na versão 2, abaixo do player na sua própria página de aprovação, traz Transformar comentários em lista de alterações e relatório em PDF, da mesma forma que para um design: os comentários do seu cliente aparecem listados em Linha do tempo, em ordem de tempo, cada um com seu momento ou trecho e qualquer desenho no quadro. Digite @ e um nome em um comentário ou resposta para mencionar alguém na aprovação, da mesma forma que em um design.
• No celular, o player ocupa toda a largura, os controles se organizam em duas linhas e uma barra na parte inferior traz Comentar em 0:42 e Responder.
• Aprovar, pedir alterações, assinaturas, pessoas, lembretes e o registro de aprovação funcionam exatamente como em um design. Sua linha do tempo mostra, por exemplo: "Dana Rivera comentou em 0:08–0:11."

• Abra qualquer aprovação da lista. No topo aparecem o status, a versão, a data de envio, quantos aprovadores disseram sim e a regra, além da data limite para resposta.
• Pessoas lista cada pessoa com seu papel e status: Enviado, Aberto (somente depois que a página realmente carregou no navegador), Aprovado com assinatura e horário, ou Alterações com sua nota e qualquer anexo para baixar. Copiar link copia o link daquela pessoa. Enviar novamente reenvia o link. Lembrar envia um lembrete a um aprovador que ainda não respondeu. O × remove a pessoa da aprovação, e o link dela deixa de funcionar.
• Comentários mostra todas as marcações e notas da versão que você está vendo, numeradas como a arte e desenhadas sobre ela na cor escolhida pelo seu cliente. Responder envia uma resposta na conversa (o nome da sua empresa aparece como Remetente; digite @ e um nome para mencionar alguém da aprovação, que recebe um e-mail com o link dele), e Marcar como resolvido deixa a marcação em cinza depois de tratada (Reabrir desfaz). Transformar comentários em lista de alterações abre todas as marcações e notas dos seus clientes como uma lista de tarefas numerada, agrupada por página: marque uma quando ela estiver feita, Copiar a lista como texto simples, Baixar CSV (todos os comentários e respostas com página ou tempo, marcação, autor e Resolvido ou Aberto, para Excel, Numbers ou Planilhas Google), ou Baixar relatório em PDF, que também está no cartão: um PDF das páginas com as marcações, cada marcação desenhada na arte com seu número, seguido da lista numerada com respostas e Resolvido ou Aberto. Notas somente da equipe nunca aparecem em nenhum dos dois. Adicionar nota visível só para sua equipe salva uma nota marcada como Somente sua equipe; ela nunca aparece na página dos seus clientes.
• A Linha do tempo lista tudo o que aconteceu, da mais recente para a mais antiga: enviado, aberto, fixado, respondido, aprovado com assinatura, alterações solicitadas, lembretes e novas versões.
• Visualização do cliente abre, em uma nova aba, a página que seus clientes recebem para a versão que eles têm (ou a mais recente, antes de você enviar). É apenas uma visualização: nada que você tocar ali é enviado, e não conta como alguém abrindo a aprovação.
• Registro de aprovação (assim que alguém tiver respondido) abre uma página para impressão com todas as versões, todas as pessoas e todas as respostas, com a assinatura digitada, as caixas marcadas e o horário exato. Imprima ou salve como PDF para seus arquivos.
• Configurações altera o nome do trabalho (ele é salvo sozinho um instante depois de você parar de digitar, com a nota discreta Salvando… / Salvo), o cliente, a regra de aprovação, a data limite para resposta, os lembretes e quando os links deixam de funcionar. Arquivar guarda a aprovação (os links continuam funcionando). Excluir remove a aprovação, seus arquivos e todos os links de forma definitiva, depois de você confirmar.

Quando alguém pede alterações, a aprovação mostra uma caixa laranja: "Alterações foram solicitadas na versão 1." Resumir as alterações transforma cada nota de alteração e cada marcação aberta em uma lista curta e numerada de tarefas, com um pequeno modelo de IA. Ele usa apenas o que os seus clientes escreveram e ainda pode deixar passar nuances, então leia os comentários também.

Faça as alterações no seu próprio app de design ou no Printer’s Helper e depois pressione Enviar nova versão (para uma aprovação de site, Enviar nova versão abre o projeto, onde Enviar aprovação usa as novas imagens). Adicione o arquivo e preencha "O que mudou nesta versão". A janela de envio abre com as mesmas pessoas já incluídas e sua nota preenchida; pressione Enviar e todos recebem a versão 2 no mesmo link que já têm. As abas de versão acima da aprovação permitem ver qualquer versão anterior, e Comparar mostra a última ao lado da nova.

• Ferramentas: Pino (um pino numerado onde você toca), Caixa e Círculo (arraste sobre uma área), Seta (arraste do ponto de início até o que ela aponta), Caneta (desenho livre), Marca-texto (arraste sobre as palavras) e Texto (uma nota sobre a arte, com suas palavras). Um toque com Caixa, Círculo ou Seta cria uma marcação de tamanho adequado ao redor do ponto, o que é mais fácil no celular. A dica abaixo das ferramentas explica o que fazer, com Cancelar.
• Cores: vermelho, laranja, verde, azul, roxo ou preto, para as marcações que você fizer a seguir (cada uma tem contraste suficiente sobre o branco e sobre o fundo cinza). Uma marcação mantém sua cor na lista, na lista de alterações e no relatório em PDF.
• Desfazer: antes de publicar, limpa a marcação que você está desenhando para que você possa desenhá-la de novo; depois, desfaz sua marcação mais recente nesta versão, até que alguém responda a ela ou você tenha respondido a aprovação.
• Menções com @: digite @ em um comentário ou resposta e escolha um nome na lista de pessoas da aprovação (e da empresa que a enviou). Essa pessoa recebe um e-mail com o próprio link. Pessoas em cópia oculta nunca aparecem na lista.
• Tópicos: cada marcação tem respostas, e qualquer pessoa que pode comentar pode pressionar Marcar como concluído ou Reabrir, para que a lista mostre o que ainda está em aberto. Mostrar concluídos oculta os já finalizados.
• Várias páginas: uma prova em PDF mostra uma faixa de páginas abaixo da prova, com as marcações em aberto de cada página; uma prova de site lista as páginas pelo nome. Comentários tem Esta página e Todos os comentários, e ao escolher um comentário você vai até a marcação dele na página.
• Provas de vídeo e áudio usam os mesmos comentários: uma marcação é um ponto em uma página (com seu desenho) ou um momento ou trecho no tempo (com uma caixa, seta ou desenho opcional sobre o quadro do vídeo), então os dois tipos compartilham a numeração, as respostas, Marcar como concluído, @menções, a lista de alterações, o CSV e o relatório em PDF.

Um site que você cria no aiKit pode ser revisado da mesma forma que um design. No projeto, pressione Enviar prova (no cabeçalho, na aba Versões ou na tela de revisão como Enviar prova para seu cliente). Abre-se o mesmo painel Enviar prova, com o cliente preenchido a partir do projeto e o e-mail dele no campo Para. Cliente é o mesmo seletor usado para trabalhos de impressão: pesquise em seus Clientes ou toque em Adicionar cliente (nome, e-mail, telefone, empresa); um cliente escolhido com e-mail salvo vai para o campo Para.

O que enviar: escolha a cópia do site. Rascunho são as alterações aguardando Publicar; Site ao vivo é o que os visitantes veem agora; um site que ainda não está na web oferece sua Versão atual. Páginas: O site inteiro (até 8 páginas, a página inicial primeiro, na ordem do plano do site) ou Escolher páginas. Tamanhos de tela: Desktop (1280 pixels de largura) e Celular (390 pixels de largura). Cada um tem um ? que explica a opção. A prévia à direita gera as imagens (alguns segundos por página na primeira vez; a mesma escolha depois reutiliza essas imagens) e mostra o e-mail exato.

A sala de provas do seu cliente mostra as páginas do site pelo nome, com uma chave Desktop / Celular, cada página como uma imagem completa que rola como a página real, todas as ferramentas de marcação, Comparar com a última versão e Mostrar o que mudou para a mesma página e largura, e Navegar pela prévia ao vivo: a mesma versão como um site funcional em uma nova aba, onde os links funcionam e os formulários são desativados para que nada chegue à empresa. O link é privado, gerado de novo sempre que a prova é aberta, e mostra apenas essa versão; quando o site muda, avisa que a prévia terminou e as imagens ficam como registro. Ao aprovar, pede-se que confirmem que aprovam aquela versão do site e entendem que aprovar não publica nada.

De volta ao projeto: Solicitar alterações coloca cada marcação na aba Feedback como um pedido próprio, com a página, o ponto (horizontal e vertical), a imagem em que estava e o nome do cliente, além da observação de alteração; nada é registrado duas vezes. Aprovar registra uma aprovação assinada naquela versão do site (aparece na aba Versões e em O que foi publicado) e nunca publica; quem tem permissão de edição ainda precisa pressionar Publicar. Os status aparecem no cabeçalho do projeto e na aba Versões, e Provas de clientes lista as provas de sites com o selo Site. Enviar uma nova versão (pela prova, ou Enviar prova no projeto de novo) gera novas imagens e vai para as mesmas pessoas, pelos mesmos links.

• Cada link é um código aleatório longo que não pode ser adivinhado. Quem tiver o link de uma pessoa pode agir como ela, então envie cada link somente para a pessoa certa.
• As páginas de prova nunca aparecem em mecanismos de busca e nunca mostram sua conta, seus outros trabalhos, seus outros clientes ou o e-mail de ninguém.
• Arquivos de até 40 MB, vídeo e áudio de até 150 MB e 2 horas; PDFs de até 30 páginas; provas de sites de até 8 páginas em duas larguras; até 25 pessoas por prova.
• Uma aprovação aqui é uma confirmação sobre a prova, não um contrato assinado nem um pagamento.