aiKit Hub: projetos, quadros e clientes em um lugar tranquilo

Abra a Biblioteca de ferramentas na barra lateral e escolha aiKit Hub, ou vá direto para aikit.ai/tools/hub. Fixe no seu dock para deixá-lo a um toque de distância. Os resultados do Hub também aparecem na caixa de busca no topo de todas as páginas do aiKit.

No topo do Hub: Projetos (a página inicial do seu Hub; ela usa a palavra que seu Hub usa, então pode aparecer como Trabalhos, Clientes ou Pedidos), Quadros (Meus quadros, abaixo), Meu dia, Ei!, Chat (a sala da equipe e os Avisos), Atividade, Calendário, Arquivos, Escala, Relatórios, Pessoas e Configurações, uma caixa de busca (pressione / para ir até ela), Captura e Novo projeto. Cada página, filtro e registro aberto tem seu próprio endereço, então você pode salvá-lo nos favoritos, compartilhá-lo com alguém do projeto ou abri-lo em uma nova aba.

Um quadro é um trabalho em listas de cartões que você arrasta da esquerda para a direita, como A fazer → Fazendo → Feito. Um projeto é uma casa maior para o trabalho: pode ter vários quadros, além de Chat, Cronograma, listas de tarefas, Check-ins, controle de tempo, clientes e convidados, e os assistentes de IA (Me atualize, Resuma este quadro, Redija com IA, o resumo da manhã).

No plano gratuito, o Hub começa com quadros. A primeira aba se chama Quadros, e a Início é Meus quadros: um bloco por quadro, mostrando o fundo, o nome e quantos cartões estão abertos. Toque em um bloco para abrir o quadro. Cada quadro tem três abas no topo: Quadro (as listas e os cartões, com a janela completa do cartão: checklists, datas, etiquetas, comentários com respostas, arquivos e Urgente), Mensagens (o Quadro de Mensagens, com arquivos nas publicações) e Arquivos (tudo o que foi anexado em qualquer lugar desse quadro). O plano gratuito inclui 3 quadros, ativos e arquivados juntos; o bloco Novo quadro mostra quantos ainda restam e, quando os 3 estiverem em uso, passa a dizer Os 3 quadros gratuitos estão em uso e mostra o que um projeto acrescenta.

Novo quadro no plano gratuito pede um nome e, depois, um modelo (Trabalho de impressão e outros) ou um quadro em branco com um fundo e listas iniciais. Em um quadro gratuito, Menu → Arquivar este quadro e Excluir quadro valem para o quadro inteiro, com Desfazer.

Transformar em projeto (no lado direito das abas de um quadro, ou o ícone de camadas no celular) mostra o que um projeto acrescenta: Converse com sua equipe, a Agenda e o calendário, clientes e convidados, os assistentes de IA, mais quadros em um só lugar, além de Check-ins, controle de tempo e relatórios. Os projetos estão disponíveis a partir do plano Inicial; o proprietário faz o upgrade em Configurações → Plano e armazenamento, e nada nos seus quadros muda ou é movido. Se você abrir uma ferramenta de projeto no plano gratuito (por exemplo, um link para o Chat), a página explica o que ela faz e que ela está incluída nos projetos, com um botão Voltar para meus quadros. O servidor do Hub recusa essas ferramentas no plano gratuito com a mesma mensagem simples, para que nada funcione pela metade.

Os planos pagos e o próprio Hub da equipe aiKit funcionam exatamente como antes: o Início mostra os projetos, e cada projeto tem todas as ferramentas.

Toque em Novo projeto. Dê um nome e uma descrição de uma linha e, depois, comece em branco ou a partir de um modelo: Trabalho de impressão (impressão do pedido de um cliente), Trabalho de design (criação de algo novo, como um manual ou folheto: briefing, primeira versão, revisão e arquivos finais), Criação de site, Integração de novo cliente, Evento, Campanha de marketing ou Contratação. Os modelos vêm com suas listas, colunas e primeiras tarefas, com datas de entrega contadas a partir de hoje. Em um plano pago, você também pode salvar qualquer projeto como seu próprio modelo (Configurações do projeto → Modelo).

Quem participa fica logo abaixo do nome, em Novo projeto e em Novo quadro: todas as pessoas do seu Hub aparecem como etiquetas que você toca para adicionar (toque de novo para remover), Minhas pessoas frequentes adiciona as pessoas com quem você mais divide trabalho, e Toda a minha equipe adiciona toda a sua equipe. Somente as pessoas escolhidas veem o projeto ou o quadro e recebem as atualizações; você pode mudar isso depois na aba Pessoas. Alguém novo? Digite o e-mail dela e toque em Adicionar (em um plano pago, escolha também Da nossa equipe ou De outra empresa). Com Enviar o convite por e-mail agora marcado, o convite é enviado assim que você começar; desmarque para copiar o link dela na aba Pessoas.

Para trabalhar com um cliente, escolha-o em Cliente (seus clientes do aiKit) ou marque Trabalhar com um cliente neste projeto. Um Hub novo sempre mostra a área de projetos, com Comece seu primeiro projeto dentro dela e três caminhos: Novo projeto, Começar a partir de um modelo ou Importar do Basecamp ou do Trello.

O Início abre com seus projetos. Cada cartão de projeto tem um menu ⋯: Renomear, Mover para cima, Mover para baixo e Excluir… (o proprietário, um administrador ou quem o criou), que pede confirmação uma vez e depois oferece Desfazer; um projeto excluído fica na Lixeira por 30 dias. Arraste um cartão para mudar a ordem para toda a equipe (no celular, pressione e segure por um instante antes; com teclado, use Alt e as setas). A ordem se mantém na aba Ativos quando nada está filtrado, e os projetos com estrela mantêm a estrela sem sair do lugar. Logo acima deles, sua equipe tem Me atualize sobre tudo: um toque e a IA lê todos os projetos ativos que você pode abrir, com o trabalho do aiKit vinculado a cada um (orçamentos, provas, trabalhos e seus status), e escreve um resumo curto: a primeira coisa a fazer, depois os trabalhos urgentes e atrasados, novos pedidos e respostas, e o que vem nesta semana, projeto por projeto. Ele usa uma pequena parte de um token, lê apenas o que você pode ver, e há um joinha para cima ou para baixo abaixo do texto. Abas no topo dessa área: Ativos, Arquivados, Modelos (quando houver) e, para proprietários e administradores, Lixeira; cada uma mostra quantos itens contém. Abaixo delas: uma caixa de busca (por nome ou cliente) e três filtros: Cliente (qualquer um, com cliente, sem cliente ou um cliente específico pelo nome), Status (com tarefas atrasadas, com entrega nesta semana, em dia, todas as tarefas concluídas, sem tarefas ainda) e Pessoa (qualquer uma, eu ou uma pessoa específica). Cada filtro faz parte do endereço da página, então uma visão filtrada pode ser salva nos favoritos ou compartilhada; uma faixa azul Mostrando indica o que está filtrado, com Mostrar tudo para limpar. Cartões ou Lista alternam entre cartões e uma tabela compacta (sua escolha fica lembrada neste dispositivo).

Cada cartão mostra a cor do projeto, seu nome, um contador de "novo" (atividade de outras pessoas desde a última vez que você o abriu; toque nele para ver essa atividade), uma estrela, o cliente (ou Compartilhado com um cliente, ou Somente equipe), seu status em palavras (por exemplo, 2 atrasadas, Em dia ou Tudo concluído), quando foi a última atividade, uma barra de progresso (tarefas concluídas em relação ao total), as pessoas envolvidas e contadores que você pode tocar: suas, abertas e atrasadas. Projetos com estrela sempre aparecem primeiro, depois os de atividade mais recente. Cartões arquivados têm uma borda superior listrada e um botão Restaurar.

Abaixo dos projetos: Meu dia (o que vence), sua Caixa de entrada, Traga seu trabalho (importações) e, para os proprietários, a faixa de uso do Hub: projetos ativos, Pessoas, Vagas de clientes e convidados e Armazenamento, com o nome do plano. Esses números contam somente o Hub, não os sites e clientes da barra lateral. Um limite sem número fixo aparece em texto simples (1 pessoa, por exemplo) em vez de uma barra. Tocar na faixa abre as Configurações.

A página de um projeto tem uma linha de abas abaixo do cabeçalho, para que cada parte fique a um clique de qualquer lugar do projeto: Visão geral, cada ferramenta ativada (Quadro de mensagens, Quadros, Tarefas, Cronograma, Documentos e arquivos, Fogueira, Check-ins e as demais, usando os nomes que você deu a elas), Atividade e Pessoas. A Visão geral mostra um cartão por ferramenta com o que há de novo nela, a atividade mais recente e (para sua equipe) os assistentes de IA: uma caixa Perguntar para qualquer pergunta sobre o projeto em linguagem simples (quem está atrasado, o que vence sexta, redigir uma atualização para o cliente), Resumir esta semana e O que está em risco. As datas nas respostas trazem o dia da semana correto. No cabeçalho, a estrela marca o projeto como favorito, o botão de pessoas mostra quem participa, o botão de download exporta o projeto, e a engrenagem abre as configurações. Em projetos de clientes, sua equipe também tem Visualizar como cliente, que mostra o projeto exatamente como o cliente o vê.

Crie uma lista e veja-a do jeito que preferir com os botões acima dela: Lista, Quadro, Tabela, Calendário, Linha do tempo e Painel. A visualização escolhida fica salva para a lista. Quadro mostra colunas que você nomeia (A fazer, Em andamento e Concluído por padrão); arraste os cartões entre elas ou use o menu Mover para em qualquer cartão, se preferir o teclado. Um cartão na coluna de concluídos conta como marcado, e marcar uma tarefa como feita a move para essa coluna. Transformar em quadro (ao lado das configurações da lista) move a lista para a aba Quadros com tudo o que ela contém, para a tela completa do quadro descrita abaixo.

Abra qualquer tarefa para definir quem é o responsável, as datas de início e de vencimento, uma repetição (todo dia, dia útil, semana, duas semanas, mês, três meses ou ano; marcá-la como feita cria a próxima), etiquetas, campos personalizados, etapas (cada uma com sua própria pessoa e data) e Aguardando (outras tarefas que precisam ser concluídas antes). Adicione arquivos, defina uma imagem como capa do cartão, vote (quando a votação estiver ativada para a lista), registre tempo, peça uma aprovação, acompanhe, marque como favorita ou salve como modelo de cartão. Os comentários com @menções ficam logo abaixo.

Cole várias linhas na caixa Adicionar para incluir várias tarefas de uma vez. O menu de filtros e as contagens mostram Atribuídas a mim, Atrasadas, Vencem em 7 dias, Sem data de vencimento, Sem responsável, Em espera, Concluídas, uma pessoa ou uma etiqueta; uma barra azul informa o que está sendo exibido, com um link Mostrar tudo. Uma tarefa que você adiciona enquanto um filtro está ativo continua visível mesmo que não corresponda ao filtro (por exemplo, uma nova tarefa sem data em Atrasadas), e a barra avisa isso. As configurações da lista permitem renomear, mudar a cor e reordenar colunas, definir etiquetas e campos personalizados (texto, número, data, lista suspensa, caixa de seleção) e ativar o envelhecimento de cartões (cartões parados ficam esmaecidos) e a votação. Acompanhar no Gráfico de Colina coloca a lista na colina do projeto.

As regras fazem o trabalho repetitivo, escritas em linguagem simples. Escolha quando (um cartão é movido para uma coluna, uma tarefa é marcada como feita, uma tarefa é adicionada, seu orçamento é aceito, sua prova é aprovada ou sua prova recebe pedidos de alteração) e depois uma ou mais etapas: mover, marcar como feita, atribuir uma pessoa, adicionar uma etiqueta, notificar as pessoas nela, todos que a acompanham ou o cliente, definir a data de vencimento com um número de dias a partir de hoje, ou mostrar ao cliente. A regra é lida de volta para você como uma frase antes de salvar. As regras nunca disparam outras regras, então nada entra em loop, e não há limite mensal de quantas vezes elas são executadas.

Os botões são as mesmas etapas sob demanda: dê um nome a um (por exemplo, Pronto para retirada) e ele aparece no painel de todos os cartões daquela lista.

Todo projeto tem uma aba Quadros, e um projeto pode ter quantos quadros você quiser. Os quadros ficam lado a lado como blocos com imagem (dois por linha em um celular). Arraste um bloco para mudar a ordem para todos no projeto (pressione e segure primeiro em um celular; use Alt e as setas do teclado). Cada bloco tem um menu ⋯: Renomear, Mover para antes, Mover para depois e Excluir…, que pede confirmação uma vez e oferece Desfazer logo em seguida (um quadro excluído não pode ser recuperado depois que esse Desfazer some; Menu → Arquivar este quadro o mantém guardado). No topo de cada quadro, Sobre este quadro é uma grande caixa para os detalhes: o cliente ou trabalho, o que está sendo feito, tamanhos e quantidades, prazos, links. Clique nela para escrever, ou pressione Rascunhar a partir dos cartões para que a IA escreva uma primeira versão que você pode alterar e depois Salvar. A Visão geral do projeto tem a mesma caixa, Sobre este projeto, com Rascunhar a partir do projeto. A aba mostra cada quadro como um bloco com sua cor de fundo ou foto, com o nome, quantas listas e cartões abertos ele tem e, em projetos de clientes, se os clientes o veem. Uma estrela no bloco coloca o quadro em primeiro (aqui e em Meus quadros). Abaixo de um bloco, “3 atrasados” ou “2 com você” são links: cada um abre o quadro já filtrado exatamente com esses cartões. Novo quadro começa em A partir de um modelo: escolha Trabalho de impressão, Trabalho de placas, Criação de site, Evento ou Abertura de restaurante (ou um modelo que sua equipe salvou, marcado como Seu), veja as listas na ordem e pressione Usar. Um modelo traz suas listas, etiquetas nomeadas, modelos de cartão com suas listas de verificação, regras e onde os novos pedidos chegam; ele nunca adiciona clientes ou trabalhos inventados. Quadro em branco pede um nome, um fundo e as listas com que começar. Fundos: cores suaves, cores vivas, Vivo (seis campos de cor que se movem lentamente e ficam parados se seu dispositivo pedir menos movimento), arte Infinity, fotos ou Sua própria imagem (envie ali mesmo; ela sobe assim que o quadro é criado, e Menu → Fundo a troca depois). As listas iniciais: A fazer · Em andamento · Concluído, um fluxo de trabalho (Novo · Orçado · Aprovado · Em produção · Entregue) ou um fluxo de conteúdo (Ideias · Escrevendo · Revisão · Publicado). Quadros arquivados ficam em Quadros arquivados no fim da aba.

Em um quadro, as listas ficam lado a lado e cada cartão mostra sua imagem de capa, suas etiquetas (cada uma com seu nome, para que a cor nunca seja a única pista), seu título e pequenos marcadores: Concluído, a data de vencimento (aparece Atrasado por escrito quando passou do prazo), o status do trabalho do aiKit vinculado a ele (por exemplo Aceito ou Aprovado pelo cliente, em verde quando é uma boa notícia; abre esse orçamento ou trabalho), notas, progresso da lista de verificação (3/5), comentários, anexos, Clientes veem isto e as pessoas envolvidas. Adicione um cartão no final de qualquer lista (Enter adiciona e mantém a caixa aberta para o próximo; cole várias linhas para adicionar vários cartões). Quando o quadro tem modelos de cartão, De um modelo de cartão… abaixo da caixa adiciona uma cópia de um deles (título, notas, etiquetas, pessoas e lista de verificação) a essa lista. Adicionar outra lista fica depois da última lista.

Arraste um cartão para cima ou para baixo em uma lista ou para outra lista; o lugar onde ele vai cair fica com contorno enquanto você arrasta, e Esc cancela. Arraste uma lista pela barra com o nome para reordenar as listas. No celular, toque e segure um cartão (ou a barra com o nome de uma lista) por um momento e depois arraste; um deslize rápido rola o quadro normalmente. Cada cartão também tem um botão Mover… (os três pontos, ou pressione M em um cartão selecionado com Tab) que permite escolher o quadro, a lista e a posição em menus, que é o jeito mais fácil em telas pequenas ou com teclado e a forma de enviar um cartão para outro quadro do mesmo projeto. O menu da própria lista (os três pontos ao lado do nome) tem Adicionar um cartão, Renomear lista, Mover para a esquerda, Mover para a direita, Mover para uma posição…, Cartões aqui contam como concluídos, uma cor e Arquivar esta lista.

Duas pessoas podem trabalhar no mesmo quadro ao mesmo tempo. Mover um cartão altera apenas esse cartão, então duas pessoas movendo cartões diferentes conseguem ambas o que querem; se dois cartões forem soltos exatamente no mesmo lugar ao mesmo tempo, ambos permanecem e a lista é renumerada discretamente. Adicionar, renomear, reordenar ou arquivar listas é aplicado ao quadro como ele está naquele momento, então duas pessoas adicionando listas ao mesmo tempo mantêm as suas. O quadro atualiza sozinho as alterações de outras pessoas (cerca de a cada 20 segundos, e assim que você volta para a aba).

Abra um cartão (clique nele ou abra o link dele) e ele abre em uma janela grande no meio da tela, como no Trello. No topo: a imagem de capa (a primeira imagem do cartão; Definir como capa ou Remover capa em Anexos muda isso), a lista em que ele está como um menu que você pode alterar, em qual quadro ele está, Copiar link e Fechar (ou Esc). Abaixo: um botão redondo Concluído e o título (clique para renomear). Uma linha de botões adiciona coisas com um clique: Membros, Etiquetas, Datas (vai para as datas de início e de vencimento), Lista de verificação, Anexo (abre o seletor de arquivos) e Marcar como urgente. Abaixo deles, Membros, Etiquetas e Datas mostram o que está definido, com + para alterar; um cartão concluído diz Concluído e o dia, e quem o concluiu. Descrição contém o trabalho: o que criar, tamanhos, quantidades, endereço de entrega, o que o cliente disse. Uma descrição longa é recolhida após algumas linhas com Mostrar mais e Mostrar menos; Editar ou um clique duplo a altera. As listas de verificação têm nomes (Adicionar uma lista de verificação, depois adicione itens; cada uma mostra uma barra de progresso e “2 de 5”, e você risca os itens conforme o trabalho é feito). Os anexos mostram cada imagem como miniatura com nome, tamanho, o dia em que foi adicionada e uma etiqueta Capa. Trabalhos do aiKit vinculam orçamentos, provas e trabalhos. Mais (abaixo dos anexos) reúne o restante: Lembrete (1 dia antes por padrão; No dia do vencimento, 2 dias antes, 1 semana antes ou Sem lembrete), repetir, o quadro e a lista, campos personalizados, quem vê, votos, Aguardando e tempo e aprovações. Acompanhar, Favoritar, Mover…, Arquivar, Salvar como modelo de cartão e Excluir ficam na parte inferior. À direita, Comentários e atividade: Escrever um comentário abre a caixa (digite @ para mencionar alguém, anexe arquivos; Ctrl ou ⌘ + Enter publica), os comentários aparecem do mais recente para o mais antigo, e cada comentário tem Responder, para que uma conversa sobre um ponto fique reunida abaixo dele. Mostrar detalhes mistura a atividade do cartão (quem o moveu, marcou como concluído ou arquivou). Cada cartão tem seu próprio endereço (termina em ?card= e no ID do cartão), então um link para um cartão o abre sobre o quadro dele, mesmo depois de atualizar a página; se o cartão foi excluído ou não está compartilhado com a pessoa que abre, o quadro informa isso. No celular, a janela ocupa a tela toda e os comentários vêm depois do cartão.

Marcar como urgente coloca uma etiqueta vermelha Urgente e uma borda vermelha no cartão, e os cartões urgentes sobem para o topo da lista (acima da ordem do próprio quadro) até serem concluídos. Filtro → Prioridade → Somente urgente mostra apenas os cartões urgentes, e o endereço mantém isso (u:1), para que você possa compartilhar essa visualização.

Acima do quadro: o nome do quadro (clique para renomear), uma estrela, Clientes veem este quadro / Somente equipe (projetos de clientes), as visualizações (Quadro, Tabela, Calendário, Linha do tempo, Painel; os mesmos cards em cada uma), Pesquisar cards, Filtrar, Resumir e Menu. Resumir (somente sua equipe) lê todas as listas e cards do quadro e escreve um resumo curto: cards urgentes e atrasados, o que está em andamento e com quem, o que foi concluído e qualquer coisa sem ninguém responsável, com um joinha para cima ou para baixo embaixo; ele usa uma pequena parte de um token. Filtrar escolhe etiquetas, membros (ou Sem membros) e Atrasados, Próximos 7 dias, Sem data de entrega ou Concluídos; uma barra então informa o que está sendo exibido (“Urgente, Dana: 4 de 19 cards”) com Mostrar tudo. Um card que você adicionar enquanto um filtro está ativo continua visível mesmo que não corresponda ao filtro (um card novo ainda não tem data, etiqueta ou membro), e a barra avisa isso, até você mudar o filtro. As palavras da pesquisa e os filtros ficam no endereço da página, então um quadro filtrado pode ser salvo nos favoritos ou compartilhado. O Menu tem Novos trabalhos chegam aqui, Cards se movem sozinhos, Regras, Modelos de card (cada nome abre o modelo), Plano de fundo (cores suaves, cores vivas, pinturas de arte Infinity, fotos ou Enviar uma imagem própria: JPG, PNG, WebP ou GIF de até 12 MB, guardada com o quadro para que as mesmas pessoas que veem o quadro a vejam; no modo escuro, uma cor suave aparece como um tom profundo), as etiquetas (nome, cor, excluir, Adicionar uma etiqueta), Salvar este quadro como modelo, Cards e listas arquivados (Restaurar, ou Excluir um card), Arquivar este quadro e Excluir quadro (para a lixeira por 30 dias, com Desfazer).

Importar do Trello (na aba Quadros, para sua equipe nesse projeto): no Trello abra o quadro e depois Menu (…) → Imprimir, exportar e compartilhar → Exportar como JSON, e solte o arquivo aqui. Você vê a contagem de cards e comentários e os membros do Trello associados às pessoas daqui pelo nome; quem não for associado mantém o nome nos seus comentários, e os cards dele entram sem responsável. Trazer para cá cria um novo quadro no mesmo projeto com suas listas, cards, etiquetas nas cores do Trello, checklists nomeadas, comentários, datas de início e de entrega, e links para os anexos (o Trello mantém os arquivos). Desfazer esta importação, na mesma janela ao terminar, remove o quadro novamente. Proprietários e administradores também podem importar workspaces inteiros do Trello e outros apps em Configurações → Importar.

Um card pode conter o trabalho aiKit ao qual se refere. No painel do card, em trabalho aiKit, Vincular um orçamento, prova, trabalho… abre uma lista pesquisável dos seus próprios registros: orçamentos, planilhas de orçamento, provas de clientes, trabalhos de pré-impressão, agendamentos, pedidos de site, solicitações de alteração de site, gráficos, textos de blog ou de produto, avaliações e sites (além de trabalhos gobo e limpezas de logo em contas que têm essas ferramentas). Cada vínculo mostra o status atual do registro e o abre na própria ferramenta. O status do primeiro vínculo também aparece no próprio card no quadro.

Começar em uma ferramenta, no mesmo painel, abre uma nova aba na ferramenta que você escolher: Nova planilha de orçamento, Novo trabalho de pré-impressão (e Novo trabalho gobo ou Nova limpeza de logo onde sua conta tiver essas opções). Faça o trabalho normalmente; o primeiro que você fizer desse tipo se vincula de volta ao card. O card mostra Aguardando seu novo … até lá, com Verificar agora, Abrir a ferramenta e Parar de aguardar; voltar para a aba Hub verifica automaticamente. Um card aguarda por 24 horas. Criar orçamento ainda inicia um orçamento do Quote Studio para o cliente do projeto e o vincula imediatamente.

Menu → Novos trabalhos chegam aqui: quando o projeto tem um site vinculado, escolha a lista onde cada tipo de novo trabalho vira um card: Novo pedido de site (formulários de contato e de arquivo), Novo agendamento e Novo pedido de orçamento. Cada novo item vira um card com o pedido vinculado a ele (o card de um agendamento vence no dia anterior à visita). Desligado não altera esse tipo. A configuração do projeto para pedidos de site continua funcionando; a escolha de um quadro prevalece para os tipos que ele recebe.

Menu → Cards se movem sozinhos: escolha a lista para onde um card vai quando seu orçamento vinculado (ou planilha de orçamento) é aceito, sua prova de cliente é aprovada, sua prova gobo é aprovada ou sua prova de pré-impressão é aprovada. São regras comuns, então também aparecem em Regras e executam as outras regras dessa lista. Verificar agora confere na hora; caso contrário, o quadro verifica cerca de a cada 15 minutos e sempre que alguém da equipe abre o projeto. As pessoas que acompanham o card são avisadas de cada mudança.

Clientes nunca veem links para trabalhos gobo, limpezas de logo, planilhas de orçamento, trabalhos de pré-impressão, pedidos de site ou qualquer coisa com custos. Um card compartilhado pode mostrar seu orçamento ou prova de cliente, com um link apenas para a página de orçamento ou prova do próprio cliente.

Menu → Regras lista todas as regras do quadro em linguagem simples, cada uma com uma chave Ativa / Pausada e um botão de excluir. Para adicionar uma, descreva-a com suas próprias palavras (por exemplo “Quando um card for para Entregue, marque a checklist e avise todos que acompanham”) e pressione Configurar: o assistente de IA do aiKit lê a frase e mostra a regra que entendeu, usando apenas as listas, etiquetas e pessoas reais deste quadro. Salvar esta regra a adiciona; Não exatamente descarta. Se a frase citar uma lista, etiqueta ou pessoa que o quadro não tem, ele avisa em vez de adivinhar. Cada Configurar usa uma das execuções mensais do assistente de IA do Hub. Criar com menus abre o criador de regras completo.

Uma regra começa quando um card vai para uma lista, é marcado, é adicionado, vence amanhã, ou quando seu orçamento vinculado é aceito, sua prova é aprovada ou recebe pedidos de alteração, ou sua prova gobo ou de pré-impressão é aprovada. Ela pode então mover o card, marcar o card, marcar toda a sua checklist, definir a data de entrega com um número de dias a partir de hoje, adicionar uma etiqueta, atribuir pessoas, ou notificar as pessoas nele, todos que acompanham, pessoas escolhidas ou o cliente. As regras nunca disparam umas às outras, e não há limite mensal de quantas vezes são executadas.

Os lembretes de data de vencimento vão para as pessoas de um cartão, no Hey! e por e-mail ou no resumo diário, conforme cada pessoa escolheu nas configurações de notificação dela. Cada cartão define quando (1 dia antes, a menos que você mude); um lembrete nunca é enviado duas vezes no mesmo dia, e cartões concluídos e modelos de cartão não enviam nada.

Menu → Salvar este quadro como modelo mantém as listas, etiquetas, regras, onde os pedidos chegam e os modelos de cartão (Manter os cartões também adiciona todos os cartões, com as datas de vencimento contadas a partir do dia em que o modelo for usado). Pessoas, comentários e arquivos ficam de fora. Os modelos salvos aparecem em Novo quadro → A partir de um modelo, marcados como Seus, para todos da sua equipe, com Excluir embaixo de cada um. Para criar um modelo de cartão, abra um cartão e escolha Salvar como modelo de cartão; os modelos não aparecem no quadro e ficam listados em Menu → Modelos de cartão.

Quadros no topo do Hub abre Meus quadros: todos os quadros que você pode abrir, em todos os projetos dos quais você participa. Três contadores lideram a página (cartões abertos com você, atrasados, vencendo em 7 dias); cada um abre os cartões correspondentes como lista. Os quadros com estrela vêm primeiro, depois Abertos recentemente, e depois todos os quadros agrupados por projeto (o nome do projeto abre a aba Quadros dele). Cada bloco tem sua estrela e seus próprios links de atrasados, vencendo em breve e com você.

A Caixa de entrada serve para anotar um cartão antes de saber para onde ele vai: digite e pressione Adicionar à Caixa de entrada (ou pressione c em qualquer lugar do Hub). Só você vê sua Caixa de entrada. Mover para um quadro coloca o item na primeira lista do quadro escolhido, com tudo que já estiver nele.

O Planejador mostra um mês com todos os cartões com data de todos os quadros que você pode abrir (a data de vencimento ou, se não houver, a data de início). Cartões atrasados aparecem como Atrasado e cartões concluídos ficam riscados. Somente cartões comigo restringe a visualização aos seus, e Este mês, em ordem lista os mesmos cartões por data (no celular, você vê essa lista no lugar da grade). Cada cartão abre no próprio quadro.

Adicionar arquivos funciona da mesma forma em todo o Hub: pressione Anexar arquivos (ou Anexar mais arquivos), arraste arquivos do Finder no Mac ou do Explorador de Arquivos no Windows para a área (ela acende enquanto eles estiverem sobre ela; vários de uma vez tudo bem), ou cole uma captura de tela com Cmd+V ou Ctrl+V (ela recebe o nome screenshot- e a data). Isso funciona em Sobre este projeto e Sobre este quadro, em qualquer cartão (solte em qualquer lugar do cartão aberto), na caixa de comentários, em uma nova mensagem, no Chat e em Documentos e Arquivos. Arquivos grandes mostram o andamento do envio; um arquivo acima do limite do seu plano, um plano cheio ou um programa (.exe, .dmg e similares) recebe uma mensagem simples explicando por que não foi adicionado. Os arquivos das caixas Sobre têm um menu ⋯ para Renomear ou Excluir (com Desfazer), e Anexar mais arquivos adiciona a eles a qualquer momento. Os arquivos ficam em um único lugar. Documentos e Arquivos tem duas visualizações no topo: Pastas (suas pastas, documentos, links e envios) e Todos os arquivos, que lista cada arquivo do projeto onde quer que tenha sido anexado: em um cartão, comentário, mensagem, na caixa Sobre de um quadro ou do projeto, ou em Documentos e Arquivos. Cada arquivo mostra uma imagem (ou seu tipo), nome, tamanho, versão, quando foi adicionado, quem o adicionou e um link para o local onde está. Pressione uma imagem ou PDF para visualizá-lo ali mesmo (Baixar e Ir para ele ficam no topo), ou pressione ⋯ para Renomear ou Excluir (ele pede confirmação e depois oferece Desfazer). Filtros: Tipo (Imagens, PDFs, Documentos, Outros), Onde (Cartões e tarefas, Mensagens, Comentários, Documentos e Arquivos, Quadros), Adicionado por e Ordenar (Mais recentes, Nome, Maiores), além de uma caixa de busca; os filtros ficam no endereço da página, então a visualização pode ser compartilhada. Envie arquivos ali ou solte arquivos em qualquer lugar da página. Arquivos no topo do Hub mostra a mesma lista em todos os projetos dos quais você participa, com um filtro de Projeto; você só vê arquivos que poderia ver dentro do projeto, então um cliente nunca vê o de outro. As caixas Sobre têm um microfone para ditado e Anexar arquivos; todas as outras caixas onde você escreve (comentários, mensagens, descrições de cartões, chat) já têm o microfone.

O Quadro de Mensagens funciona como uma lista de trabalhos, como um quadro de mensagens do Basecamp: uma mensagem por pedido, trabalho ou tópico, cada uma com suas próprias respostas. Cada linha mostra quem publicou, o título (com o número do seu trabalho, se você o incluiu), a resposta mais recente (ou a primeira linha da nota quando ninguém respondeu), uma imagem do primeiro anexo (a prova), a data, um balão com o número de respostas e um botão Arquivar. Abertas e Arquivadas, cada uma com sua contagem, alternam entre o que ainda está em andamento e o que foi concluído; Ordenar por escolhe Mais recentes, Última resposta ou Mais antigas; a caixa de filtro encontra um título, número de trabalho ou palavras na nota. Arquivar tira um trabalho concluído da lista de abertas (Desfazer fica logo ali); abra a lista Arquivadas e pressione Desarquivar para trazê-lo de volta. Uma mensagem arquivada continua recebendo respostas e pode ser pesquisada. Os contadores na parte de baixo (3 discussões abertas · 1 arquivada) também alternam as listas. Seu cliente, convidado ao projeto como cliente, pode publicar uma nova mensagem (um pedido) e responder, e vê apenas o que foi compartilhado com ele; sua equipe recebe um e-mail para cada nova mensagem e resposta, conforme definido em Configurações → Notificações.

O Quadro de Mensagens serve para comunicados, ideias e atualizações. Dê um título e uma categoria opcional a uma mensagem, escreva o texto (digite @ para mencionar alguém; **negrito**, listas e links funcionam), escolha Quem vê isto e Quem recebe notificação (Padrão do projeto, Nossa equipe, Todos que podem ver, ou Escolher pessoas; uma linha embaixo mostra quem será avisado, e não é possível escolher quem não pode ver a publicação) e publique ou salve como rascunho, visível apenas para você. Anexe arquivos direto na mensagem: pressione Anexar arquivos ou arraste-os para a caixa (até 10 por vez, cada um dentro do limite de tamanho do seu plano); cada um mostra seu nome e tamanho, com um × para removê-lo antes de publicar, e o botão mostra Publicar com 2 arquivos. Os arquivos anexados aparecem embaixo da mensagem: imagens como miniaturas, PDFs como um cartão de PDF, e outros tipos com um ícone, cada um com um botão Baixar, e cada um abre sua própria página com versões e comentários. Eles seguem a visibilidade da mensagem, então os arquivos de uma mensagem só para a equipe continuam só para a equipe. A lista de mensagens mostra quantos arquivos e comentários cada mensagem tem. As mensagens mantêm o histórico de versões. Transformar em tarefas lê a mensagem e sugere tarefas para você escolher antes de qualquer coisa ser adicionada.

Cada comentário e resposta tem Responder: a resposta fica embaixo do comentário que ela responde, e a pessoa que você responde recebe um e-mail na hora (como uma menção). Os comentários também aceitam arquivos: pressione Anexar arquivos na caixa de comentário (ou arraste-os para o botão), e eles aparecem embaixo daquele comentário. Um comentário pode conter só arquivos; nesse caso mostra Compartilhado e o nome do arquivo. Um arquivo em uma nota só da equipe fica tão oculto do cliente quanto a própria nota.

O Campfire é o chat em grupo do projeto; novas linhas aparecem a cada poucos segundos enquanto ele estiver aberto. Os clientes só podem usá-lo se você ativar essa opção nas configurações do projeto. O Chat, no topo do Hub (antes se chamava Pings), tem dois tipos de conversa. A sala Equipe vem primeiro: uma conversa para todos da sua equipe (proprietários, administradores e membros) em todos os projetos, criada na primeira vez que alguém abre o Chat; clientes e convidados nunca a veem. Digite @ para mencionar alguém; só as pessoas mencionadas recebem um e-mail, para que uma sala movimentada não lote a caixa de entrada de ninguém. Anexe arquivos a qualquer mensagem na sala Equipe ou em um Ping com Anexar arquivos, ou solte-os na conversa (até 10 por vez): imagens aparecem como miniaturas que você pode abrir em tamanho original, e todo o resto (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, fontes, vídeo, áudio e mais) aparece como um arquivo com seu tipo, tamanho e um botão Baixar. Programas e páginas da web (.exe, .dmg, .html e similares) são recusados para manter todos seguros; compacte-os em ZIP antes se realmente precisar compartilhar um. Abaixo ficam os Pings: conversas privadas com uma ou algumas pessoas, fora de qualquer projeto. Pressione Novo ping, escolha as pessoas, escreva a primeira linha; só essas pessoas veem, e cada linha as avisa por e-mail conforme escolheram nas configurações de notificação. O Chat abre na sala Equipe; novas linhas aparecem a cada poucos segundos enquanto uma conversa estiver aberta.

O resumo matinal com IA é um e-mail em cada manhã de dia útil, a partir das 7h no seu fuso horário. Ele começa com Por onde começar (algumas frases escritas por IA), depois o dia em números (urgentes, atrasadas, vencem hoje, vencem esta semana, novas mensagens e pedidos, novos comentários), e então cada projeto com seu próprio botão e todos os itens listados em Urgentes, Atrasadas, Vencem hoje, Vencem esta semana, Novas mensagens e pedidos, Novos comentários e Trabalho vinculado no aiKit. Cada cartão mostra seu quadro e lista, data de vencimento, quem está nele, o progresso da lista de verificação e o comentário mais recente; cada mensagem mostra quem a publicou, as primeiras linhas, quantas respostas e arquivos tem, e Precisa de resposta quando ninguém respondeu. Cada título e link Abrir → leva direto ao cartão, mensagem, orçamento ou prova. As listas vêm direto do Hub; só a abertura é feita por IA. Ele fica desativado até você ativá-lo: Configurações → Notificações → Hub: resumo matinal com IA → Manhãs de dias úteis (ou Somente manhãs de segunda-feira, para um panorama do início da semana). Em um dia tranquilo (nada vencendo esta semana, nada urgente, nenhuma mensagem ou comentário novo por dois dias), nenhum e-mail é enviado e nenhuma IA é usada. Cada resumo usa uma pequena parte dos tokens da sua conta, e você recebe um por Hub do qual faz parte da equipe. Ele é enviado junto com a execução programada do aiKit, então pode chegar um pouco depois das 7h.

Os check-ins fazem uma pergunta em um cronograma (todos os dias, todos os dias úteis, uma vez por semana em um dia escolhido ou uma vez por mês). As pessoas questionadas recebem um lembrete no Hey! no dia, as respostas são organizadas por data, Aguardando mostra quem ainda não respondeu, e Criar um resumo reúne as respostas em uma publicação que você pode compartilhar.

O Cronograma de um projeto mostra eventos (únicos ou que se repetem a cada semana, mês ou ano), a data de vencimento de cada tarefa aberta e, quando um site está vinculado, suas reservas. Alterne entre Mês e Agenda. Adicionar ao meu calendário gera um link privado para os calendários do Google, Apple ou Outlook; qualquer pessoa com o link vê os eventos e datas de vencimento do projeto, então compartilhe-o somente com a sua equipe.

O Calendário (no topo do Hub) mostra todos os projetos juntos, coloridos por projeto. A Escalação coloca todos os projetos em uma única linha do tempo, do início à data de término, com uma linha de hoje e suas contagens de itens abertos e atrasados. O Gráfico de Colina mostra as listas que você acompanha como pontos em uma colina: subindo enquanto você está descobrindo como fazer, descendo enquanto está colocando em prática. Arraste um ponto ou pressione Tab para chegar até ele e use as setas do teclado.

Crie pastas, escreva documentos (cada salvamento mantém a versão antiga; o Histórico permite voltar e restaurar), adicione links para o Google Docs ou qualquer coisa online, e envie arquivos arrastando-os para a página ou pressionando Enviar arquivos. Enviar um arquivo com o mesmo item novamente (Enviar uma nova versão) mantém as versões anteriores. Imagens aparecem como miniaturas e em tamanho real na própria página. A página de um PDF tem Visualizar as páginas aqui, que mostra as primeiras 12 páginas diretamente na página (cada visualização conta como um download); imagens e PDFs também abrem em uma nova aba. Arquivos anexados a mensagens e comentários também ficam aqui, e a página deles leva de volta para a mensagem.

Os arquivos contam para o armazenamento do seu plano. Um arquivo vai para a lixeira quando você o exclui, e o espaço é liberado quando a lixeira é esvaziada após 30 dias. Programas e páginas da web (como .exe ou .html) não são aceitos; compacte-os em .zip primeiro.

Arquive um projeto concluído em Configurações → Concluir, arquivar ou excluir → Arquivar. Tudo nele é mantido: mensagens, comentários, tarefas, documentos, arquivos e suas versões. O projeto vai para a aba Arquivados na Início, continua na busca (a caixa de busca do aiKit no topo o identifica como arquivado), e todos os arquivos podem ser baixados. Os arquivos dele continuam contando para o armazenamento. Em planos pagos com limite de projetos, projetos arquivados não usam uma vaga, então arquivar libera espaço. No plano Gratuito, os 3 projetos contam juntos os ativos e arquivados, então exclua um que você não precisa mais (ou faça upgrade) para começar outro.

Um projeto arquivado é somente leitura para todos: uma barra amarela na página informa isso, e nada pode ser adicionado, editado, marcado, impulsionado, excluído ou enviado dentro dele até que seja reativado (você ainda pode seguir e salvar itens nos favoritos). Clientes no projeto continuam lendo exatamente o que foi compartilhado com eles, nada além disso. Reative com um clique nessa barra, pelo cartão na aba Arquivados, ou pelas Configurações dele; se todas as vagas do seu plano estiverem em uso, a Central avisa e oferece os planos.

Excluir é diferente: o projeto vai para a lixeira por 30 dias (proprietários e administradores o veem em Início → Lixeira, com quantos dias restam, e podem Restaurá-lo), e depois ele e seus arquivos são removidos definitivamente. Uma janela pede confirmação antes de qualquer coisa ir para a lixeira.

Exportar (o botão de download no cabeçalho do projeto, ou Exportar nas Configurações dele ou na barra de arquivados) gera um único .zip no seu navegador com tudo o que você pode ver no projeto: index.html para ler tudo em qualquer navegador (mensagens com comentários e arquivos anexados, listas de tarefas com etapas, documentos, agenda e Campfire), project.json com todos os registros para levar o projeto a outro lugar, e uma pasta de arquivos com todas as versões. Marque ou desmarque Incluir os arquivos; baixá-los conta para a cota de downloads do mês, e acima de 750 MB a exportação traz só o texto e você baixa os arquivos grandes em Documentos e Arquivos. Qualquer arquivo que não pôde ser incluído aparece em files-not-included.txt. A exportação é para a equipe do projeto (proprietários, administradores e membros da equipe nele).

Configurações → Como você chama o seu trabalho permite que o proprietário ou um administrador da Central escolha a palavra que a sua equipe já usa: Projetos (o padrão), Jobs, Clientes ou Pedidos. Um clique muda para todos na Central: a primeira aba, Novo job (ou Novo pedido…), as abas e filtros na Início, o caminho de navegação e as configurações da página do projeto, páginas vazias, limites do plano e mensagens, e o e-mail de convite ("os jobs estão abertos para você"). Uma linha abaixo mostra como ficará. Nada mais muda: seus dados, links e limites continuam os mesmos.

Em um projeto de cliente, tudo começa somente para a equipe. Use a chave Clientes veem isto / Somente equipe em uma lista, tarefa, mensagem, evento, documento, pasta ou porta para compartilhar. Um cliente vê um item somente se ele e tudo acima dele estiverem compartilhados (uma tarefa compartilhada em uma lista somente da equipe continua oculta), e nunca veem check-ins, tempo, mensagens recebidas por e-mail, pedidos de impressão ou outros links internos.

Dentro de uma conversa compartilhada, sua equipe ainda pode adicionar uma nota Somente equipe; seu cliente nunca a vê, nem seus arquivos, nem que ela existe. Clientes podem comentar, publicar mensagens, adicionar arquivos, responder aprovações, votar e marcar como concluídas as tarefas atribuídas a eles. As aprovações são feitas sobre uma entrega: uma tarefa, documento ou arquivo (não uma mensagem). Escolha quem deve aprovar, e cada pessoa responde Aprovar ou Solicitar alterações com uma observação. O e-mail de aprovação lista os arquivos anexados, para que a pessoa saiba o que está aprovando.

Visualizar como cliente (no cabeçalho do projeto) mostra exatamente o que o seu cliente vê, para você conferir antes de compartilhar. Quando há pessoas de mais de uma empresa externa no projeto, passa a ser Visualizar como… com o nome de cada empresa, e mostra exatamente o que aquela empresa vê.

Várias empresas externas em um projeto (um cliente, um fornecedor, um parceiro): a empresa de cada pessoa é exibida, e Quem vê isto em uma mensagem, tarefa, evento, documento, arquivo ou pasta vira um menu: Somente nossa equipe, Nossa equipe + uma empresa pelo nome, ou Nossa equipe + todos de fora. Uma empresa vê somente o que é compartilhado com ela (e tudo abaixo disso: comentários, arquivos anexados), nunca publicações de outra empresa, e nunca publicações internas; a Central verifica isso em cada página, busca, lista de atividades, notificação, e-mail, exportação e download de arquivo. As publicações mostram um selo: um âmbar Somente nossa equipe, ou um verde Visível para: Nossa equipe, e os nomes das empresas; mensagens internas na lista também têm uma borda âmbar. Quando uma pessoa externa publica, a mensagem é compartilhada apenas com a nossa equipe e com a empresa dela. Alterar depois o público de uma publicação a retira de (ou a entrega a) essas pessoas imediatamente.

Todos no Hub entram com a própria conta aiKit. Funções: Proprietário (tudo, incluindo o plano), Administrador (tudo, exceto o plano), Membro da equipe (os projetos em que está e pode criar novos), Convidado (um colaborador externo que vê o trabalho da equipe apenas nos projetos em que foi adicionado) e Cliente (vê apenas o que você compartilha, nos projetos de cliente em que está). Proprietários, administradores e membros da equipe usam vagas de equipe; convidados e clientes usam vagas de cliente, que são mais generosas.

A aba Pessoas de um projeto agrupa todos da forma como você os enxerga: primeiro Nossa equipe, depois cada empresa externa com o nome dela, indicando que ela vê apenas o que foi compartilhado com ela. Adicione pessoas que já estão no Hub, convide alguém novo (e-mail, nome, empresa e se é da nossa equipe, de outra empresa ou um colaborador externo que vê o trabalho da equipe) ou Remova qualquer pessoa. Editar nomes, empresas e funções abre Pessoas. A mesma aba define Quem é notificado por padrão para as publicações deste projeto: Só nossa equipe (a opção inicial), Todos do projeto ou Estas pessoas; pessoas de empresas externas ficam de fora de todos os padrões até que o proprietário do Hub, um administrador ou quem criou o projeto marque Incluir pessoas de empresas externas. Novo projeto também tem Quem está nele: adicione pessoas do Hub ou convites por e-mail com a empresa; os convites viram links que você copia e envia pela aba Pessoas do projeto.

Convide alguém pela aba Pessoas ou pela seção Pessoas de um projeto: informe o e-mail, o nome e a função, escolha os projetos e clique em Criar link de convite (copie e envie você mesmo) ou Enviar convite por e-mail. O link funciona uma vez e vale por 60 dias. Se um projeto estiver vinculado a um cliente aiKit, Adicionar as pessoas que trabalham com esse cliente as adiciona de uma vez, com as mesmas funções que elas têm no aiKit. Quando as vagas de um plano estiverem cheias, o Hub avisa e indica o plano que inclui mais vagas.

Abaixo da lista de Pessoas, Convites mostra todos os convidados: e-mail, função, quem convidou, quando e um status. Pendente significa que o convite foi enviado e a pessoa ainda não entrou (mostra a data em que o link deixa de funcionar). Aceito significa que a pessoa entrou, com a data. Expirado significa que se passaram 60 dias sem que ela entrasse. Cancelado significa que um proprietário ou administrador retirou o convite. Em um convite Pendente ou Expirado, um proprietário ou administrador pode clicar em Reenviar, que envia um novo link para a mesma pessoa (o link antigo deixa de funcionar; você pode reenviar uma vez a cada 10 minutos, até 5 e-mails por convite) ou em Cancelar convite, que pede confirmação, desativa o link e libera a vaga. Membros da equipe veem a mesma lista, mas não podem reenviar nem cancelar, e convidados e clientes não a veem.

Meu Dia lista tudo atribuído a você em todos os projetos: Atrasadas, Hoje, Próximos 7 dias, Depois e Sem data de entrega, cada uma com uma caixa de seleção. Capturar (ou pressione c) registra uma tarefa na sua Caixa de entrada, digitando, usando o microfone ou tirando uma foto (a foto vira a capa do cartão); Mover para um projeto a envia para uma lista com suas notas e foto.

O Hey! reúne menções, atribuições, avisos, comentários sobre o que você acompanha, aprovações, lembretes de check-in, avisos de regras e lembretes de data de entrega (um dia antes, no dia e uma vez quando estiver atrasada; eles são adicionados quando você abre o Hub). Os mesmos itens chegam ao sino do aiKit, e o e-mail segue suas escolhas em Configurações → Notificações: imediatamente, um resumo diário ou desativado.

Vincular trabalho do aiKit associa um orçamento, uma folha de orçamento, uma prova de cliente, um trabalho de pré-impressão, um trabalho de gobo, uma limpeza de logo (em contas com essas ferramentas), uma reserva, um pedido de site, um pedido de alteração de site, um gráfico, um texto de blog ou produto, uma avaliação ou um site a uma tarefa ou ao projeto. O vínculo mostra o status atual do registro (por exemplo Enviado, Aceito, Aguardando aprovação, Alterações solicitadas) e abre o registro na própria ferramenta. Criar orçamento em qualquer cartão inicia um orçamento no Quote Studio para o cliente do projeto e o vincula.

Quando um orçamento ou uma folha de orçamento vinculada é aceito, uma prova é aprovada ou recebe pedidos de alteração, ou uma prova de gobo ou pré-impressão é aprovada, os observadores do cartão são avisados e as regras da lista são executadas (veja Quadros e suas ferramentas do aiKit); em trabalho do aiKit você também pode escolher uma coluna para onde o cartão vai quando o orçamento for aceito. Vincule um site do aiKit nas configurações do projeto para transformar os novos pedidos (formulários de orçamento e contato, reservas) e os pedidos de alteração de site em tarefas em uma lista que você escolher, e para mostrar as reservas na Agenda. Clientes veem apenas os orçamentos e provas que você compartilha, com um link para a página do próprio orçamento ou prova.

Importar (na Início ou em Configurações) traz trabalho do Trello (a exportação JSON do quadro), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion e Jira (as exportações CSV deles), qualquer planilha (você faz a correspondência das colunas) e Basecamp. Cada origem mostra seus passos de exportação. Nada é adicionado até você ver a prévia: quantos projetos, tarefas, comentários e pessoas, e quaisquer avisos.

Depois, escolha quais projetos trazer e renomeie-os, associe cada pessoa a alguém no Hub, adicione-a como convite (ela nunca recebe e-mail da importação) ou deixe o trabalho dela sem responsável, e decida sobre tarefas concluídas e arquivos (com um tamanho para ignorar). Ela roda em segundo plano com uma barra de progresso e depois mostra o que foi trazido e o que não foi, e por quê. Desfazer esta importação remove tudo o que ela adicionou.

Conectar Basecamp, Trello ou Asana lê sua conta diretamente quando essas conexões estiverem ativadas: você aprova na página deles, o aiKit nunca vê sua senha, e o acesso é excluído quando a importação termina. Até lá, a exportação por arquivo funciona.

Configurações → Plano e armazenamento mostra os limites do seu plano ao lado do que você usa: vagas de membros da equipe, vagas de clientes e convidados, projetos (no plano Gratuito, projetos ativos e arquivados contam juntos; nos planos pagos, os arquivados não contam), armazenamento, downloads deste mês e execuções do assistente de IA, além dos seus maiores arquivos. Gratuito: 1 membro da equipe (você), 3 clientes ou convidados, 3 projetos, 1 GB, arquivos de até 25 MB. Starter (US$ 18,88): 1 membro da equipe, 10 clientes ou convidados, 5 projetos, 10 GB, arquivos de 50 MB, sem complementos de armazenamento. Pro (US$ 48,88): 3 membros da equipe, 50 clientes ou convidados, 25 projetos, 50 GB, arquivos de 250 MB. Team (US$ 88,88): 5 membros da equipe, 150 clientes ou convidados, sem limite de projetos, 150 GB. Business (US$ 198,88): 7 membros da equipe, 300 clientes ou convidados, 250 GB. Agency (US$ 348,88): 10 membros da equipe, 500 clientes ou convidados, 400 GB. Os membros da equipe contam o proprietário e os administradores. Ao convidar um membro a mais do que o seu plano inclui, a tela mostra o que o próximo plano inclui, com a opção Fazer upgrade. Complementos de armazenamento: +50 GB por US$ 8,88, +150 GB por US$ 18,88 ou +500 GB por US$ 48,88 por mês; quando um complemento custar mais do que subir um plano, a tela avisa e recomenda o plano. O plano Gratuito é realmente gratuito, sem cartão. Ultrapassar um limite nunca gera cobrança: ao atingir 80% de um limite, você recebe um aviso; ao atingir 100% do armazenamento, apenas novos envios são pausados enquanto todo o resto continua funcionando, com Fazer upgrade do plano oferecido em primeiro lugar e Adicionar armazenamento em segundo. Para o proprietário do Hub, os botões Escolher (um plano) e Adicionar (armazenamento) abrem Configurações → Faturamento, onde o preço e a data da cobrança são mostrados antes de qualquer pagamento (veja o guia Planos e faturamento). Enquanto os pagamentos com cartão não estiverem ativados, esses botões mostram Pedir isto e enviam sua solicitação à equipe da aiKit.

O uso justo mantém tudo rápido para todos: itens excluídos ficam na lixeira por 30 dias, os arquivos guardam suas últimas 20 versões, e há limites diários para linhas de chat, novos itens, convites e importações que o trabalho normal nunca alcança. Os downloads têm uma cota mensal de cerca de duas vezes o seu armazenamento; ao ultrapassá-la, os downloads são pausados até o dia 1º e todo o resto continua funcionando. Os assistentes de IA usam os tokens do seu plano (tokens = sua cota mensal de IA; 1 token = 1¢ de IA; uma execução do assistente do Hub usa uma pequena parte de um token) e leem apenas o que você pode ver.

Pressione ? para ver a lista: / pesquisar, c capturar, n novo (um projeto na Início, uma tarefa em uma lista), g e depois h Início (seus projetos), g e depois m Meu Dia, g e depois p Chat, g e depois a Atividade, g e depois c Calendário, Esc fecha um painel.

O Hub funciona em celulares: os quadros rolam para os lados, os painéis abrem em tela cheia e a visualização mensal vira uma agenda. Se sua conexão cair, ele mostra a última cópia carregada e informa que você está offline.